Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным. Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание. Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей.
Основные вопросы по применению на практике положений ст. 188 ТК
Есть какие-то особые нормативные акты, регулирующие компенсацию по данной статье?
Есть, но узкого плана. Они действуют для определённых групп лиц, в отдельных отраслях или ситуациях. Так, Постановление Правительства № 14 от 17.01.13 прописывает параметры возмещения издержек для сотрудников таможенных органов и некоторых других ведомств в случае использования их личного автотранспорта в рабочих целях. Другим примером является Постановление Правительства № 563 от 02.07.13. Этот документ определяет принципы выплат госслужащим федеральных структур за использование в рабочих целях их личного автотранспорта.
Конкретные пределы компенсационных платежей указаны в Постановлении Правительства № 92 от 08.02.02. В нём сформулированы нормативы компенсационных выплат с налоговой точки зрения.
В каком порядке определяется величина компенсационных платежей по ст. 188 ТК?
Она устанавливается путём индивидуальных переговоров между сторонами трудовых взаимоотношений. Отсюда следует, что согласование этой суммы с профорганизацией или иными соответствующими структурами не требуется. Подобный индивидуальный характер договорённостей определяет и их возможные отличия: даже при прочих схожих параметрах суммы выплат могут значительно отличаться.
Договорённости по параметрам выплат фиксируются в письменном виде. Для этой цели может использоваться трудовой договор, если заранее предполагается использование в работе личного имущества сотрудника. В ситуации, когда использование начинается уже в процессе трудовой деятельности, сторонами создаётся отдельное приложение к этому договору.
Какие документы необходимы для получения выплат по рассматриваемой статье?
Судебная практика показывает, что необходимы следующие документы:
- само соглашение между сторонами;
- приказ главы организации о выплате необходимых средств;
- указание платёжных реквизитов, на которые будут поступать деньги.
Вышеперечисленные документы упомянуты в решении АС Свердловской области № А60-44941/2012 от 09.01.13.
На практике также возможно издание главой организации специального приказа, с которым сотрудник знакомится под личную роспись. Наличие такой подписи признаётся судом свидетельством его согласия на обозначенные в приказе расценки. Такая позиция подтверждается Постановлением ФАС ЗСО № Ф04-5698/2008 (11737-А81-41) от 24.12.08. Тем не менее во избежание судебных разбирательств рекомендуется оформление договорённости специальным индивидуализированным соглашением.
Отдельно нужно подчеркнуть, что наниматель не обязан специально проверять документы, удостоверяющие принадлежность имущества сотрудника, используемого им в трудовой деятельности. Достаточно того, что сотрудник владеет имуществом на законном основании.
В рассматриваемой ситуации на практике возникает несколько стандартных ошибок. К их числу отнесено то, что гражданин жалуется руководящему составу компании на то, что компенсационные суммы ему поступили не в полной мере. При этом, данная ситуация касается времени, пока человек болел и не работал.
Согласно законодательству, эту ситуацию можно прокомментировать так, что на протяжении указанного периода гражданин не исполняет свои обязательства по работе. Соответственно, его имущество не используется. По этой причине отказ в части выплат справедлив.
Также на практике случается и так, что граждан после подписания ссудного соглашения выдвигает требования относительно того, чтобы ему выплачивали компенсации. Однако, стоит понимать, что данная разновидность договоров предполагает безвозмездность использования.
Это говорит о том, что за работодателем не закрепляется обязанность относительно выплату сотруднику средств за использование такой вещи.
Как рассчитать положенную компенсацию на ГСМ?
Расход топлива автотранспорта – это особенность конкретной марки машины и зависит от ее характеристик. Грузовой транспорт потребляет больше бензина (дизельного топлива), тормозной жидкости или масла. Значит, при расчете возмещения затрат учитываются марка автомобиля и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техническом паспорте автомобиля. Можно брать фактический расход горючего, исходя из показаний спидометра автомобиля или GPS-навигатора. Также можно применить для расчета официально установленные нормы Министерства транспорта для данной марки авто.
На основании прилагаемого чека АЗС (дата на чеке должна соответствовать дате, указанной в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего машиной на 1 километр.
Компенсация за использование личного автомобиля. Путевые листы и ГСМ
Организация выплачивает некоторым работникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях. Сумма компенсации небольшая, расходы на бензин не покрывает.
Можно ли отдельно оплачивать ГСМ, чтобы данные расходы учитывались для налогообложения прибыли? Нужны ли путевые листы?
Согласно ст. 188 Трудового кодекса
РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачиваетсякомпенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением
сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. То есть Вы можете установить сумму компенсации в любом размере. Но учесть для целей налогообложения
можно будеттолько определенную сумму .
В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФк прочим расходам , связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятсярасходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации
за использование для служебных поездок личныхлегковых автомобилей и мотоциклов , в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
| легковые автомобили
с рабочим объемом двигателя |
(рублей в месяц) |
| до 2000 куб. см включительно | – 1 200 |
| свыше 2000 куб. см | – 1 500. |
Использование личного автомобиля в служебных целях – правовая база и варианты действий
Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.
В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:
- Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо трудовом договоре с сотрудником или коллективном договоре. В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
- Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
- Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
- Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.
Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2021 год предрейсовый медосмотр обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.
Можно ли отменить по инициативе работодателя компенсацию за использование личного автомобиля
16 июня 2023 14:58
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
Вопрос. Руководитель хочет отменить компенсацию за использование личного автомобиля. Можно ли эту компенсацию отменить по инициативе работодателя?
Рекомендация эксперта ИПК. Работодатель обязан компенсировать работнику использование личного автомобиля в служебных целях, если они договорились об этом, либо работник уведомил работодателя об этом действии (ст. 188 ТК РФ).
При этом стороны самостоятельно определяют условия и размер компенсации и прописывают это в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Следовательно, условие о компенсации является одним из условий трудового договора.
Изменить это условие можно либо по соглашению сторон в порядке статьи 72 Трудового кодекса, либо по инициативе работодателя в порядке статьи 74 Трудового кодекса.
Работодатель может в одностороннем порядке изменять определенные сторонами условия трудового договора, за исключением изменения трудовой функции работника, в случае, когда данные условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель должен уведомить сотрудника за два месяца о предстоящих изменениях условий трудового договора и причинах, вызвавших эту необходимость (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
В случае спора именно работодатель обязан доказать, что изменение условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда.
Так, работодатель может аргументировать изменение условий трудового договора тем, что в организации отпала потребность в использовании работниками личных транспортных средств в связи с появлением специальных служебных автомобилей.
Обратите внимание, отказ от компенсации за использование личного автомобиля будет означать, что у работника больше нет необходимости осуществлять такое использование в служебных целях.
Если работник продолжает использовать свой личный автомобиль в интересах работодателя и с его согласия или ведома, то он имеет право на выплату компенсации за использование и износ (амортизацию) личного транспорта.
Если проверяющие органы выявят, что сотрудник использует личный автомобиль в интересах работодателя, который осведомлен или согласен на это, но при этом не выплачивает компенсацию, то его привлекут к административной по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Работнику нужно будет возместить эти выплаты и компенсировать моральный вред.
Что сократить риски, рекомендуем прописать в локальном нормативном акте, что выплата компенсации за использование личного транспортного средства производится только при условиях его реального использования в служебных целях, которое подтверждается путевыми листами. Тогда у работодателя не будет обязанности начислять компенсацию в месяцы, когда работник фактически не использовал личный автомобиль.
Другой комментарий к Ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Ранее компенсация работникам за износ инструментов, принадлежащих им и используемых ими для выполнения трудовых обязанностей, устанавливалась на основании ст. 117 КЗоТ работодателем по согласованию с работником и выборным профсоюзным органом либо размер такой компенсации и порядок ее выплаты устанавливался в централизованном порядке.
Статья 188 ТК РФ определяет, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется.
2. В соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена в двух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.
3. Статья 188 ТК РФ предусматривает два вида выплат: компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника.
Компенсация за использование имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.
Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов и пр.).
4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов.
5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. В любом случае письменная форма такого соглашения является обязательной.
6. Статья 188 ТК РФ ничего не говорит о соотношении размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако, поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.
В настоящее время централизованно установлен только один вид таких компенсаций — на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных учреждений и научным работникам, имеющим ученую степень.
В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
Комментарий к статье 188 ТК РФ
При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), возмещаются также расходы, связанные с его использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, заключенного в письменной форме. При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации. Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.
Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (в ред. от 17.12.2010) установлены предельные нормы включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на компенсацию своим работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.
———————————
РГ. 1992. N 24; САПП РФ. 1993. N 22; СЗ РФ. 2010. N 52 (ч. 1). Ст. 7104.
Основанием для выплаты является приказ руководителя организации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом учитывается возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, она не выплачивается.
Пунктом 8 ст. 55 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании» (в ред. 03.12.2011) установлена ежемесячная денежная компенсация педагогическим работникам (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом), чтобы обеспечить их книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями: 150 руб. — в учреждениях высшего (и соответствующего дополнительного) профессионального образования; 100 руб. — в других образовательных учреждениях.
Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений — по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.
Компенсация работнику за использование личного имущества: вопросы налогообложения и обложения страховыми взносами
Предположим, работник организации в процессе выполнения трудовой функции использует личный легковой автомобиль и сотовый телефон. Организация-работодатель планирует компенсировать работнику стоимость потребленного топлива, услуг связи, а также некую согласованную амортизацию личного имущества.
Возможно ли это осуществить без обложения НДФЛ и страховыми взносами таких компенсаций, но с включением их в состав расходов при исчислении налога на прибыль?
Попробуем разобраться в этом вопросе.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Предусмотреть размер и порядок выплаты компенсации/возмещения за использование личного имущества можно как в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему, так и в отдельном письменном соглашении.
Следующий комментарий к статье 188 ТК РФ
Если у вас есть вопросы по ст. 188 ТК, вы можете получить консультацию юриста.
1. Комментируемая статья устанавливает, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется.
2. В соответствии с комментируемой статьей компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена в двух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.
3. Комментируемая статья предусматривает два вида выплат: компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника.
Компенсация за использование личного имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.
Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов и проч.).
4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты, исходя из фактически понесенных работником расходов.
5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма такого соглашения является обязательной.
6. В комментируемой статье отсутствует указание на соотношение размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.
В настоящее время централизованно не установлен ни один из видов таких компенсаций. Компенсации на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных организаций и научным работникам, имеющим ученую степень, которая была установлена до 1 сентября 2013 г., в соответствии с п. 11 ст. 108 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с 1 сентября 2013 г. включены в состав должностных окладов педагогических работников.
В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
7. Предельные нормы компенсаций за использование личного автотранспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения, в настоящее время утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 и составляют при использовании легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц, мотоциклов — 600 руб. в месяц. Если же размер компенсации установлен выше, соответствующие суммы при исчислении налога на прибыль организации в расходы, связанные с производством и реализацией, не включаются.
Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника
Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Варианты оформления имущества работника
| Вариант оформления | Описание |
| Компенсационные выплаты | В этом случае с документальной точки зрения отношения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому соглашению. Обязательным элементом становится составление акта, по которому имущество подлежит передаче и приему. Кроме того, каждый месяц формируется акт, указывающий на величину выплаты.
На начальной стадии потребуется определить, какова стоимость предмета, который будет использован для выполнения трудовых функций. Рассматриваемая разновидность сумм не предполагает использование страховых взносов и налогов. Помимо прочего, предусматривается необходимость нести дополнительные расходы. К примеру, они могут связываться с проведением ремонтных работ. |
| Арендные отношения | Здесь потребуется составить арендный договор. Также нужно подписать акт приемки и передачи. Применяются только налоговые платежи, страховые взносы не действуют. |
| Безвозмездное пользования | Между руководством фирмы и сотрудником формируется соглашение ссуды. Во время процесса передачи и приема такой собственности требуется составить специальный документ, подтверждающий данный факт. В данном случае применимы как налоги, так и взносы страхового характера. |
Налогообложение и бухгалтерский учет компенсации и возмещения расходов
НДФЛ. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса от обложения НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.
В указанной статье речь идет о компенсациях, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов РФ или решениями представительных органов местного самоуправления. Есть еще одна оговорка в данной статье — компенсация не должна превышать установленную норму. Однако нормы утверждены только для использования в интересах работодателя автомобилей и мотоциклов. Об этом виде компенсации мы поговорим в следующих номерах. В отношении оборудования (помимо автомобилей и мотоциклов) подобный лимит не установлен — достаточно договоренности между работником и работодателем о размере компенсации и его экономического обоснования, как указано в письме Минфина России от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138. При соблюдении этих условий вся сумма компенсации не облагается НДФЛ.
Страховые взносы. До недавнего времени компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя не облагалась ЕСН. Это следовало из нормы подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. Об этом, в частности, говорилось в письме Минфина России 02.03.2006 № 03-05-01-04/43.
С 1 января 2010 года глава 24 «Единый социальный налог» Налогового кодекса утратила свою силу на основании Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»».
Как оформить компенсацию?
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) такого имущества (в частности, оборудования и других технических средств), а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В отношении дистанционных работников особенности организации и охраны труда регламентируются трудовым договором о дистанционной работе. В частности, в договоре прописываются порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (ст. 312.3 ТК РФ).
Исходя из того, что в период эпидемии перевод работников на дистанционную работу является временным, такой перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем целесообразно закрепить и условия выплаты компенсации за использование личного имущества работника.
Выплата компенсации назначается в соответствии с приказом руководителя учреждения. Примерный образец такого приказа представлен ниже.
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
«Школа № 47»
ПРИКАЗ
О выплате компенсации за использование личного имущества
30.03.2020 г. Москва
Назначить Ивановой Марине Сергеевне ежемесячную компенсацию за использование ее личного компьютера в служебных целях в размере 500 (пятьсот) рублей с 1 апреля 2020 года. Выплату осуществлять одновременно с выплатой заработной платы.
Основание: дополнительное соглашение от 30.03.2020 № 25.
Директор Морозов Морозов И. П.
С приказом
ознакомлена: Иванова Иванова М. С.
Какие налоги начисляются на арендную плату
Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Исчисление налога производится по ставке 13 или 30% в зависимости от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет (ст. 224 НК РФ).
Если собственник имущества не является индивидуальным предпринимателем, арендатор, выплачивающий доход, признается налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).
Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование работодателя, не облагаются:
— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ);
— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).
Пример 5. Воспользуемся условием примера 4. Объект аренды — ноутбук. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.
Стандартные вычеты по НДФЛ работнице не предоставляются. Необходимо начислить и удержать НДФЛ.
Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 128 руб. (988 руб. x 13%) — удержан НДФЛ;
Дебет 73 Кредит 50
— 860 руб. (988 руб. — 128 руб.) — выплачена арендная плата работнице за использование ноутбука в служебных целях.