Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы в организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Важность организации кадровой документации и его влияние на бизнес
Одной из главных причин ведения кадровой документации является обеспечение юридической защиты организации. В случае возникновения спорной ситуации с сотрудником или контролирующим органом, правильно оформленные документы могут стать важным доказательством в пользу компании. Кроме того, при систематическом и аккуратном ведении документации снижается риск штрафов и санкций, которые могут быть наложены при невыполнении законодательных требований.
Кроме юридической защиты, организация кадровых документов позволяет осуществлять более эффективное управление персоналом. Наличие информации о каждом сотруднике в документах позволяет грамотно планировать и прогнозировать потребности в кадрах. Благодаря этому можно своевременно реагировать на изменения в составе персонала, обеспечивать его адаптацию и развитие, а также добиваться оптимального распределения задач и ресурсов.
Кроме того, правильная организация кадровой документации вносит важный вклад в укрепление профессиональной репутации компании. Надлежащее оформление документов и соответствие законодательным требованиям свидетельствуют о профессионализме и ответственности бизнеса. Это могут принимать во внимание потенциальные партнеры, клиенты и инвесторы, что может способствовать развитию сотрудничества и росту деловых возможностей.
Таким образом, организация кадровой документации играет важную роль в успешном функционировании ООО. Она обеспечивает юридическую защиту, способствует эффективному управлению персоналом и укрепляет репутацию компании. Поэтому следует уделять достаточное внимание систематическому и качественному ведению кадровых документов, чтобы избежать рисков и проблем, а также обеспечить устойчивый и успешный бизнес.
Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов
- Положение о структурных подразделениях фирмы.
- Положение по премированию сотрудников компании.
- Нормативный акт по персоналу компании.
- Акт по отпускам на предприятии.
- Положение о выдаче материальной помощи.
- Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
- Нормативный документ о работе вахтовым методом.
- Положение по адаптации сотрудников.
- Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
- Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
- Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
- Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
- Положение о социальных гарантиях работникам.
- И другие.
Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты. Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений. Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
Положения и правила внутреннего трудового распорядка
В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:
- Рабочее время и график работы;
- Порядок оформления рабочего времени;
- Условия и порядок предоставления отпусков;
- Правила поведения на рабочем месте;
- Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
- Правила профессиональной этики и поведения;
- Порядок предоставления больничного листа;
- Правила обращения с конфиденциальной информацией;
- Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
- Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
- Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
- Порядок назначения и продвижения по службе;
- Порядок наказаний, применяемых к работникам;
- Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.
У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.
В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.
Трудовая книжка, официальная запись о трудовой деятельности
Трудовую книжку работник получает при поступлении на работу в организацию и обязан заботиться о ее сохранности и актуальности информации. Для оформления в трудовую книжку регистрируются все изменения, связанные с трудом работника, включая переходы на другие должности, изменения трудовых условий, продолжительность рабочего дня, получение повышения квалификации и другие изменения, связанные с трудовыми отношениями.
Кроме того, трудовая книжка служит основой для рассчета трудового стажа, который учитывается при получении льгот, пенсионных выплат и других социальных гарантий. Также она является важным документом при поиске новой работы и предоставлении резюме.
Таким образом, трудовая книжка является важным документом, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника и служит основой для получения различных льгот и социальных гарантий. Поэтому его аккуратное ведение и хранение является обязанностью работника.
Приказ об увольнении, документ, завершающий трудовые отношения
В приказе об увольнении должны быть указаны следующие данные:
- Наименование организации. Полное наименование организации, в которой работает увольняемый сотрудник.
- ФИО работника. Полные фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника.
- Табельный номер. Уникальный номер, присвоенный работнику для учета в организации.
- Дата увольнения. Дата, когда работник будет уволен из организации.
- Причина увольнения. Основание для увольнения работника, такое как истечение срока действия трудового договора, сокращение численности персонала и другие.
- Указание на статью трудового кодекса. Если увольнение происходит в соответствии с определенной статьей трудового кодекса, то необходимо указать номер этой статьи.
- Подписи руководителя и работника. По завершении приказа об увольнении, он должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, которого увольняют.
Приказ об увольнении является заключительным документом в рамках трудовых отношений между работником и организацией. Этот документ имеет юридическую силу и служит основанием для начала процесса увольнения сотрудника.
Обратите внимание, что описанные требования к приказу об увольнении могут быть изменены и дополнены с учетом конкретных требований законного акта и внутренних правил каждой организации.
Документы о профессиональном образовании
Для подтверждения профессиональной квалификации сотрудников, в организации необходимо иметь следующие документы о профессиональном образовании:
- Диплом о высшем образовании — основной документ, подтверждающий получение высшего профессионального образования. Необходим для занимаемых должностей, требующих высшего образования.
- Аттестат о среднем (полном) общем образовании — документ, выдаваемый по окончании 11 класса общеобразовательной школы. Может необходим для некоторых должностей, требующих определенного уровня образования.
- Свидетельство о среднем (профессиональном) образовании — документ, выдаваемый по окончании профессионального учебного заведения. Подтверждает получение определенного профессионального образования.
- Сертификат о прохождении курсов повышения квалификации — документ, выдаваемый после прохождения специальных курсов для улучшения профессиональных навыков и знаний. Может быть необходим для продвижения по карьерной лестнице.
- Удостоверение о профессиональной подготовке — документ, подтверждающий прохождение специализированной подготовки или курсов повышения квалификации. Может быть необходим для определенных должностей, требующих специализации в определенной области.
Все эти документы о профессиональном образовании должны быть в наличии в организации и актуализироваться, чтобы соответствовать требованиям законодательства о труде и спецификации должностей.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Перечень обязательных документов для сотрудников на 2024 год
Для работы в организации в 2024 году требуется предоставить следующие обязательные документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации (или паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации);
- Документ, подтверждающий образование (диплом, свидетельство, аттестат и т.д.), соответствующее требованиям должности;
- Трудовой договор или контракт о найме (в зависимости от формы трудоустройства);
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Медицинская справка формы 086/у (о прохождении медицинского осмотра);
- Справка об отсутствии судимости (может потребоваться в зависимости от видов деятельности);
- Свидетельство о повышении квалификации (если применимо к должности);
- Другие специфические документы, требуемые для определенных профессий (например, лицензии, сертификаты и т.д.).
Настоящий перечень является обязательным и может быть дополнен или изменен в соответствии с внутренними правилами организации и действующим трудовым законодательством.
Трудовая книжка и записи в ней
Записи в трудовой книжке имеют большое значение для работника и работодателя, так как они отражают все изменения, связанные с его работой. В трудовой книжке должны быть фиксированы следующие записи:
- Записи о приеме на работу – в этой графе указывается дата начала работы, должность, подразделение и условия трудоустройства.
- Записи о переводах и перемещениях – в этой графе отражаются все изменения места работы, подразделения и должности работника.
- Записи об изменении заработной платы – в этой графе указывается информация о повышении или понижении заработной платы, о начислении и выплате премий и доплат, а также о совершенных удержаниях.
- Записи об отпусках – в этой графе фиксируются все виды отпусков (отпускные, больничные, отгулы), их длительность и периоды использования.
- Записи о командировках – в этой графе указываются данные о командировках работника (срок, цель, место).
- Записи об увольнении – в этой графе должна быть информация о причинах увольнения, дата его осуществления и наименование работодателя.
Важно отметить, что трудовая книжка должна быть ведена в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства. Работодатель обязан своевременно вносить все необходимые записи и предоставить работнику доступ к его трудовой книжке для ознакомления.
Персональные данные сотрудников и их защита
При работе с кадровыми документами в ООО, необходимо учитывать важность защиты персональных данных сотрудников.
Под персональными данными понимаются любая информация, относящаяся к конкретному сотруднику, которая может быть использована для его идентификации.
ООО обязано обеспечить надлежащую защиту персональных данных своих сотрудников в соответствии с требованиями действующего законодательства о защите персональных данных.
При сборе, хранении, обработке и передаче персональных данных сотрудников ООО должны соблюдать следующие принципы:
- Законность и справедливость — персональные данные должны обрабатываться в рамках законов и с согласия сотрудника;
- Целевое ограничение — персональные данные должны собираться и использоваться только для определенных, законных целей;
- Адекватность — собираемые персональные данные должны быть достаточными и соответствовать целям их обработки;
- Точность — персональные данные должны быть точными, полными и актуальными;
- Ограничение срока хранения — персональные данные должны храниться только в течение необходимого срока;
- Конфиденциальность и безопасность — персональные данные должны храниться в безопасности и предоставляться только уполномоченным лицам;
- Соблюдение прав субъекта персональных данных — сотрудникам должны быть предоставлены возможность доступа к своим данным и их изменения, а также защита и защита прав субъектов персональных данных.
ООО также обязано уведомлять сотрудников о целях сбора и обработки их персональных данных, а также о получателях этих данных.
За нарушение правил обработки персональных данных сотрудников ООО могут предусматриваться административные, гражданско-правовые и уголовные санкции.
Перечень необходимых кадровых документов
Для организации в 2024 году требуется следующий перечень кадровых документов:
- Трудовой договор. Документ, подтверждающий заключение трудового договора между работником и организацией.
- Заявление о приеме на работу. Документ, заполняемый работником при устройстве на работу и содержащий основные сведения о нем.
- Аттестационный лист. Документ, подтверждающий результаты прохождения аттестации работника и его соответствие определенным критериям.
- Трудовая книжка. Документ, содержащий записи о трудовых отношениях работника с предыдущими работодателями.
- Заявление об изменении персональных данных. Документ, заполняемый работником при изменении его персональных данных, таких как смена фамилии, адреса и др.
- Общие правила внутреннего трудового распорядка. Документ, содержащий правила поведения работника в организации.
- Квалификационное удостоверение. Документ, подтверждающий наличие у работника определенных навыков и квалификации, необходимых для выполнения конкретной работы.
- Анкета работника. Документ, содержащий сведения о работнике, его образовании, работовой и профессиональной истории.
- Согласие на обработку персональных данных. Документ, подписываемый работником и разрешающий организации обрабатывать его персональные данные в соответствии с законодательством.
- Приказ о приеме на работу. Документ, оформляемый организацией и подтверждающий факт приема работника на работу.
Вышеперечисленные документы являются необходимыми для правильной и юридически обоснованной организации кадровых процессов в организации в 2024 году.