Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно отразить больничный в 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В связи с тем, что даты получения денежных выплат по листу нетрудоспособности – это день выдачи денег и для заработной платы – последний рабочий день месяца. Соответственно, и даты уплаты НДФЛ различны: по расчету за больничный лист – последний день месяца, в котором были выплачены начисления, а с зарплаты – следующий рабочий день, после того, как ее выдали на руки работнику.
Пояснения к вышеперечисленным правилам заполнения 6-НДФЛ
Рассмотрим на примере, как правильно показать в 6-НДФЛ больничный с переходящими периодами.
Исходные данные. На предприятии день получения заработной платы – 29 число. В первых числах марта один из сотрудников болел. 29 марта 2023 года он получил заработную плату и начисления по больничному. Бухгалтер предприятия с заработной платы проведет перечисление НДФЛ на следующий день , т.е. 30 марта 2023 года. Вместе с тем, сроком уплаты подоходного налога с выплат по листу нетрудоспособности (п.6 ст. 226 НК РФ) будет приходиться на 31 марта 2023 года. Но по календарю 31 марта – это выходной день, суббота, следовательно, налог будет перечислен уже в апреле 2023г. 2-го числа.
В данной ситуации у нас получится, что заработную плату и подоходный налог с нее предприятие укажет в 6-НДФЛ за 1 квартал текущего года. В этом же отчете будет включен лист по нетрудоспособности за март месяц. В разделе № 2 оплата будет указана уже в полугодовом отчете.
Образец заполнения 6-НДФЛ с учетом больничного
Допустим, Василий Петров болел с 13 по 26 января 2022 года. Он вернулся в офис 27 января и принес бухгалтерии больничный лист. В этот же день бухгалтер начислил Петрову пособие за дни болезни сумму на 6 300 рублей. Но получить деньги Василий сможет только 10 февраля — в день выплаты зарплаты.
Оплата и удержание НДФЛ с больничных осуществляется по таким правилам:
- датой фактического получения дохода считается день его выплаты;
- удержание НДФЛ осуществляется при фактической выплате;
- перечисление налога происходит не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялась выплата.
Больничный работника длился с 4 по 8 сентября 2017 года. Пособие выплачено 15 сентября.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ отражаем такие записи:
- строка 100 – 15.09.2017;
- строка 110 – 15.09.2017;
- строка 120 – 30.09.2017;
- строка 130 — сумма пособия;
- строка 140 – сумма НДФЛ.
Выплату пособий по нетрудоспособности следует указывать в 6-НДФЛ по факту. То есть если доход по больничному был начислен в одном периоде, а выплачен в другом, то в 6-НДФЛ его следует отражать в разделе 1 и 2 того периода, в котором доход был выплачен.
По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.
Такие отпускные нужно включить в разд. 2 в периоде их выплаты, а в разд. 1 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде. Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, в разд. 2 их нужно включить за этот год, а в разд. 1 – в I квартале следующего года.
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – удержанный (в том числе с отпускных) налог, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с отпускных) налога, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 нужно:
- в поле 110 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 отразить общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде отпускных;
- в поле 140 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
- в поле 160 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.
При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Как отразить в расчете «больничные» пособия
Пособия, выплачиваемые по больничному листу, условно разделим на 2 группы:
- облагаемые НДФЛ (пособия по временной нетрудоспособности самих работников, по уходу за больным ребенком или членом семьи и др.);
- не облагаемые НДФЛ (пособие по беременности и родам).
Поводом для выплат во всех перечисленных ситуациях является листок нетрудоспособности, но не каждый выплаченный по нему доход попадет в 6-НДФЛ.
Продолжение примера 1
Изучив ст. 217 НК РФ, из 6-НДФЛ студент-практикант исключил 1 вид дохода — выплаченное секретарю-референту Басковой А. Н. пособие по беременности и родам. Оно законодательно освобождено от налогообложения.
Затем он вплотную занялся разделом 1 и составил таблицу:
|
Ф. И. О. сотрудника |
Вид «больничной» выплаты |
Сумма пособия, руб. |
НДФЛ, руб. |
Даты |
Срок перечисления налога |
||
|
выплаты дохода |
фактического получения дохода |
удержания НДФЛ |
|||||
|
Михайлов Е. М. |
Пособие по временной нетрудоспособности |
14 687,48 |
1909 |
11 мая |
11 мая |
11 мая |
31 мая |
|
Липкина А. Е. |
22 019,88 |
2863 |
21 мая |
21 мая |
21 мая |
31 мая |
НДФЛ: срок уплаты по больничным листам в 2021 году
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое работодателем, следует облагать подоходным налогом.
Важно! С 2021 года работодатель рассчитывает и выплачивает пособие только за первые три дня болезни и с этой суммы удерживает НДФЛ. Остальное работник получает напрямую от ФСС. Налог со своей части удерживает фонд. Памятку по новым правилам работы с пособиями вы найдете у нас на сайте. Далее в статье ПВН — это сумма пособия первых 3 дней болезни.
Все сроки, которые должен соблюдать работодатель при оформлении больничных листов и выплат по ним, определены в законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ (п. 1 ст. 15).
Посмотреть образец заполнения больничного листа при оплате больничного по-новому вы можете в КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе К+ предоставляется бесплатно.
А теперь перейдем собственно к отражению больничного в 6-НДФЛ.
Заполнение 6-НДФЛ с больничным: пример
Переведем таблицу в практическую плоскость и посмотрим, как действия с больничным отразятся в 6-НДФЛ, на конкретных цифрах.
Пример 1
Работник организации болел с 12 по 25 февраля 2021 года. К выполнению трудовых обязанностей он приступил 26 февраля и в этот же день отдал больничный лист бухгалтеру.
По итогам расчетов ему 26.02.2021 было начислено пособие за первые 3 дня болезни в сумме 4 500 руб. Выплата же была произведена в день ближайшей выдачи заработной платы — 09 марта этого же года.
Все эти действия отразятся в отчете за 1 квартал 2021 года и в привязке к его строкам будут выглядеть так.
В разделе 2 пособие войдет в состав следующих строк:
| Строка | Значение |
| 100 | 4 500 |
| 140 | 585 |
| 160 | 585 |
Пособие по больничному листу начислено и выплачено в одном отчетном периоде
Пример 1. В IV квартале 2016 года ООО «Витязь» на основании предоставленных листков нетрудоспособности начислило и выплатило четырем своим сотрудникам (резидентам РФ) следующие пособия (см. таблицу).
| Вид пособия | Сумма, руб. | НДФЛ (13%), руб. | Дата выплаты пособия | Дата фактического получения дохода | Дата удержания НДФЛ | Дата перечисления НДФЛ |
| Пособие по болезни работника | 11 600 | 1 508 | 25.10.2016 | 25.10.2016 | 25.10.2016 | 31.10.2016 |
| Пособие по уходу за больным членом семьи работника | 8 000 | 1 040 | 10.11.2016 | 10.11.2016 | 10.11.2016 | 30.11.2016 |
| Пособие по болезни работника | 9 500 | 1 235 | 25.11.2016 | 25.11.2016 | 25.11.2016 | 30.11.2016 |
| Пособие по беременности и родам (БиР) | 150 000 | 15.12.2016 | — | — | — |
Пособие по больничному листу начислено и выплачено в одном отчетном периоде
Пример 1. В IV квартале 2021 года ООО «Витязь» на основании предоставленных листков нетрудоспособности начислило и выплатило четырем своим сотрудникам (резидентам РФ) следующие пособия (см. таблицу).
| Вид пособия | Сумма, руб. | НДФЛ (13%), руб. | Дата выплаты пособия | Дата фактического получения дохода | Дата удержания НДФЛ | Дата перечисления НДФЛ |
| Пособие по болезни работника | 11 600 | 1 508 | 25.10.2016 | 25.10.2016 | 25.10.2016 | 31.10.2016 |
| Пособие по уходу за больным членом семьи работника | 8 000 | 1 040 | 10.11.2016 | 10.11.2016 | 10.11.2016 | 30.11.2016 |
| Пособие по болезни работника | 9 500 | 1 235 | 25.11.2016 | 25.11.2016 | 25.11.2016 | 30.11.2016 |
| Пособие по беременности и родам (БиР) | 150 000 | 15.12.2016 | — | — | — |
Других выплат работникам в 2021 году Общество не производило. Бухгалтер ООО отразил больничные в 6-НДФЛ за 2021 год следующим образом.
Сразу отметим, что пособие по БиР не облагается НДФЛ, поэтому в расчет его включать не надо.
Пример оформления 6 НДФЛ отчетности по переходящему пособию
Больничный лист в 6 НДФЛ оформляется по следующем примеру. Сотрудник С. компании «Бестлайт» был травмирован. Факт нетрудоспособности был зафиксирован соответствующим бюллетенем. Заболевание будет длиться с 9.03.2020 до 26 марта этого же года. Когда С. вышел на работу все документы он предоставил вовремя в отдел кадров своего предприятия.
Сумма начислений – 17 тыс. 820 руб., выплатили которые 1 апреля. Переходящие больничные начисления будут оформлены в полугодовом отчете по фактической уплате этой суммы, включая налоговые удержания. Образец 6 НДФЛ в этом случае будет иметь вид по графам:
- 020 – 17 тыс. 820 руб.;
- 040 и 070 – 2 тыс. 317 руб.;
- 100 и 110 – 2.04.2020;
- строка 120 – 2.05.2020;
- 130 – 17 тыс. 820 руб.;
- 140 – 2 тыс. 317 руб.
Новая форма 6‑НДФЛ, в которую включили 2‑НДФЛ: как заполнять и когда сдавать
Начиная с отчетности за первый квартал 2021 года, работодатели сдают новую форму 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). Она заметно отличается от той, что действовала ранее. Разделы поменялись местами.
Доходы, вычеты и налог, посчитанные нарастающим итогом с начала года, нужно указывать в разделе 2. А данные за три последних месяца отчетного периода — в разделе 1. Плюс к этому появилось приложение № 1, которое, по сути, является знакомой всем справкой 2-НДФЛ.
Как заполнять обновленный отчет? Когда его сдавать? Как вносить корректировки? Читайте в нашей статье.
Строка 020 предназначена для НДФЛ, удержанного за последние три месяца отчетного периода. Здесь проставляется обобщенная сумма налога по всем физлицам.
Далее следует цикл строк 021 «Срок перечисления налога» и 022 «Сумма налога». Их нужно заполнять столько же раз, сколько раз налоговый агент перечислял налог за последние три месяца отчетного периода.
Что такое «срок перечисления налога»? Это дата, не позднее которой НДФЛ должен быть переведен в бюджет. Она зависит от вида выплаты:
- для всех доходов, кроме больничных, отпускных и выплаченных акционерным обществом дивидендов, — день, который следует за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- для больничных и отпускных — последнее число месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ);
Сформировать платежки на уплату НДФЛ и взносов с актуальными реквизитами Попробовать бесплатно
- для дивидендов, выплаченных акционерным обществом, — дата по истечении месяца со дня выплаты (подп. 3 п. 9 ст. 226.1 НК РФ).
В пункте 3.2 порядка заполнения новой формы 6-НДФЛ сказано: показатель в строке 020 должен равняться сумме цифр, указанных в строках 022.
Означает ли это, что если выплата (и удержание налога) приходится на один отчетный период, а срок перечисления налога — на другой, то операцию следует отразить в разделе 1 расчета за период, на который выпадает срок перечисления?. Нет, не означает. ФНС в письме от 12.04.
Заполнение 6-НДФЛ с больничным: пример
Переведем таблицу в практическую плоскость и посмотрим, как действия с больничным отразятся в 6-НДФЛ, на конкретных цифрах.
Пример 1
Работник организации болел с 12 по 25 февраля 2021 года. К выполнению трудовых обязанностей он приступил 26 февраля и в этот же день отдал больничный лист бухгалтеру.
По итогам расчетов ему 26.02.2021 было начислено пособие за первые 3 дня болезни в сумме 4 500 руб. Выплата же была произведена в день ближайшей выдачи заработной платы — 09 марта этого же года.
Все эти действия отразятся в отчете за 1 квартал 2021 года и в привязке к его строкам будут выглядеть так.
В разделе 2 пособие войдет в состав следующих строк:
| Строка | Значение |
| 100 | 4 500 |
| 140 | 585 |
| 160 | 585 |
НДФЛ: срок уплаты по больничным листам в 2021 году
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое работодателем, следует облагать подоходным налогом.
Важно! С 2021 года работодатель рассчитывает и выплачивает пособие только за первые три дня болезни и с этой суммы удерживает НДФЛ. Остальное работник получает напрямую от ФСС. Налог со своей части удерживает фонд. Памятку по новым правилам работы с пособиями вы найдете у нас на сайте. Далее в статье ПВН — это сумма пособия первых 3 дней болезни.
Все сроки, которые должен соблюдать работодатель при оформлении больничных листов и выплат по ним, определены в законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ (п. 1 ст. 15).
Как правильно заполнить 6-НДФЛ: раздел 1
Суммы в разделе 1 указывают с начала года нарастающим итогом.
- В стр. 010 бухгалтер фиксирует ставку подоходного налога. Если работодатель выплачивает доходы по разным ставкам НДФЛ, для каждой ставки нужен отдельный раздел 1;
- Стр. 020 содержит сумму начисленного дохода, учитывая выплаты в рамках трудовых отношений, дивиденды и пособия по болезни;
- В стр. 025 дивиденды показывают отдельной суммой;
- Стр. 030 – сумма налоговых вычетов;
- Стр. 040 – сумма исчисленного налога (то есть, 13% от разницы между начисленным доходом и налоговыми вычетами);
- Стр. 045 – НДФЛ c дивидендов;
- Стр. 050 содержит сведения о фиксированном авансе, который платит фирма за работника-иностранца на патенте;
- Число работников нужно указать в стр. 060 – учитывать нужно всех лиц, которые получали за отчетный период от работодателя выплаты;
- В стр. 070 бухгалтер укажет сумму удержанного налога, а те деньги, которые налоговый агент не удержал с работника указать нужно в стр. 080;
- Для суммы налога, которую работодатель вернул работнику, предназначена стр. 090.