Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько должен специалист по кадрам вести человек в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот способ основывается на определении, какое количество сотрудников положено на 1 специалиста отдела кадров. Метод используется гораздо чаще, исходя из того, что с увеличением штатной численности нагрузка на кадровиков возрастает. Определяя, при скольких ставках нужен специалист по кадрам, следует учесть все задачи, выполняемые отделом. Зачастую кадры ведут и воинский учет, занимаются охраной труда, организацией медосмотров и т. д. От выполняемого функционала зависит, как организовать кадровый учет на предприятии после 100 человек штатной численности. Как правило, при отсутствии дополнительных функций одну ставку кадровика вводят при штатной численности 150-200 человек. При меньшем количестве целесообразнее совместить кадровую работу с другими функциями.
Плюсы и минусы метода
| Достоинства метода | Недостатки метода |
|---|---|
| Минимальные трудозатраты | Невозможность точного определения объема работ |
| Простота | Необходимость регулярной корректировки |
| Автоматическое включение запаса трудозатрат на непредвиденные ситуации |
Сколько кадровиков должно быть на предприятии нормы
Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
(2)
Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, … , n виды выполняемых работ).
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле
Ч = То / Фп, где (3)
То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;
Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.
То есть
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров.
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.); • Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.); • Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.
); • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.); • Рекомендации по подбору подходящей работы рабочим, специалистам и техническим исполнителям (2000 г.); • Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду (2006 г.).
Следует отметить, что отдельные положения указанных документов устарели, некоторые из них утратили силу, поскольку имели ограниченный срок действия.
Одна книжка 0,11 0,11 1,54 Выписка дубликата трудовой книжки Один дубликат 0,27 0,3 0,6 Внесение записей в трудовую книжку Одна запись 0,07 0,8 Снятие копии трудовой книжки Одна копия 0,62 0,67 Оформление перевода Один работник 0,38 0,41 11,48 Составление и корректировка графика отпусков Один работник 0,1 0,11 0,55 Оформление отпуска Один работник 0,11 0,12 3,6 Ведение личных карточек Один работник 0,08 0,09 5,4 Оформление листка нетрудо-способности Один листок 0,05 0,05 Оформление взысканий Одно офор- мление 0,11 0,12 1,44 Оформление изменения фамилии Один работник 0,11 0,12 0,72 Оформление документов работников, уходящих на пенсию Один работник 3,3 3,56 14,24 Оформление трудового договора Один работник 0,24 0,26 17,94 Подбор резерва Один человек 0,17 0,18 1,26 Оформление приказа на поощрение работника Один работник 0,19 0,21 1,89 . . . .
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78 (далее – Нормативы).
Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.
Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.
Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В.
При какой численности нужен начальник отдела кадров
Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().
В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. Штатную численность сотрудников на основе нормативов
Нормирование труда: базовые понятия
Из ст. ст. 159 и 160 ТК РФ (основополагающих для регулирования правоотношений работников с работодателями в сфере нормирования труда) ясно следующее. Работникам гарантируются государственное содействие в системной организации нормирования труда и установление норм труда в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда, а именно норм выработки, норм времени, нормативов численности и др. Нормы труда могут пересматриваться по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.
Руководствуясь общей концепцией, изложенной в ст. 160 ТК РФ, министерства и ведомства РФ разрабатывают подзаконные акты, детализирующие общие правовые подходы к установлению норм труда в подведомственных им бюджетных организациях с учетом особенностей той или иной отрасли экономики. Для отдела кадров бюджетных учреждений нет особого нормативного акта, содержащего методику определения штатной численности. Поэтому руководителям бюджетных учреждений следует руководствоваться Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду . Согласно этим Рекомендациям для установления штатной численности работников бюджетных учреждений применяются определенные расчетные нормативные инструменты. При помощи данных инструментов рассчитываются нормы времени, выработки, нагрузки, управляемости, обслуживания, численности и типовые штаты.
Нормативная составляющая
Исходя из Рекомендаций руководитель бюджетной организации может двояким образом определять количественный и качественный состав работников отдела кадров.
Во-первых, он вправе воспользоваться нормативом численности, определенным как типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки. Для этого применяются по аналогии Нормативы численности. В них есть Пример расчета нормативной численности работников кадровой службы и таблица норматива предельной численности таких работников, в которой указано, как зависит количественный состав отдела кадров от числа работников бюджетного учреждения.
Во-вторых, можно детально определить минимальное количество категорий кадровых работников, необходимое для выполнения предполагаемого объема работ. Для этого нужно воспользоваться Нормативами численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (при установлении такого норматива исходят из того, какой объем работ будут выполнять инженеры по подготовке кадров в конкретной бюджетной организации) и Укрупненными нормативами.
Численность сотрудников на 1 кадровика
Второй путь — исходим из численности персонала Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, нужно определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся: Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала.
Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.
Норма работников на одного кадровика
На основании п. 3 этих Правил типовые межотраслевые нормы утверждаются Минздравсоцразвития, остальные — соответствующим федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития. После этого они становятся для организаций рекомендательными, на них работодатель может ориентироваться при создании норм с учетом специфики своего производства или выполняемых работ. Постановлением Минтруда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г.
Инфо
N 78 были утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, на которые можно было опираться при формировании кадровой службы и расчете ее численности. Однако срок их действия законодательно был ограничен 1997 г. В этом документе численность сотрудников кадровой службы рассчитывается исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом делит всю работу кадровиков на 8 обобщенных трудовых функций, а именно:
- (А) Документационное обеспечение работы с персоналом.
- (В) Деятельность по обеспечению персоналом.
- (С) Деятельность по оценке и аттестации персонала.
- (D) Деятельность по развитию персонала.
- (E) Деятельность по организации труда и оплаты персонала.
- (F) Деятельность по организации корпоративной социальной политики.
- (G) Операционное управление персоналом и подразделением организации.
- (H) Стратегическое управление персоналом организации.
По каждой обобщенной трудовой функции в стандарте приводятся:
- уровни квалификации;
- возможные наименования должностей;
- требования к образованию и обучению;
- требования к опыту практической работы;
- необходимые знания и умения.
Образование и обучение,опыт практической работы
Что интересно. Для работы с документами (обобщенная трудовая функция: документационное обеспечение работы с персоналом (А)) требуется наличие среднего профессионального образования (по программе подготовки специалистов среднего звена), не считая дополнительного, а вот для всех остальных 7 обобщенных функций только высшее образование, также с дополнительным образованием. Причем у некоторых трудовых функций конкретизируются непосредственно уровни высшего образования, например, для поиска и оценки персонала можно обойтись образованием уровня бакалавриата, а вот руководители отдела персонала (обобщенные трудовые функции: операционное (G) и стратегическое (H) управление) уже должны иметь высшее образование уровня специалитета или магистратуры.
Что касается опыта практической работы. Согласно указанному стандарту опыт работы (не менее 5 лет) требуется только для двух обобщенных трудовых функций: операционное управление персоналом и подразделением организации (G), стратегическое управление персоналом организации (H). Для всей остальной кадровой работы указанный стандарт требования к опыту работы не устанавливает.
Обратите внимание, в профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом среднее или высшее профессиональное образование указаны без привязки к его виду (специальности, направления), также отсутствуют коды ОКСО (классификатора специальностей по образованию), т.е. предполагается, что кадровик может иметь любое образование.
Хотя, все же стоит отметить, что наличие «профильного» образования является неоспоримым преимуществом при поступлении на работу, главное, выбрать специальность более близкую к предполагаемой кадровой работе (обязательны часы по трудовому праву).
Так сегодня можно получить образование:
- менеджера (управление персоналом);
- документоведа (документоведение и документационное обеспечение управления);
- специалиста по документационному обеспечению управления, архивиста (документационное обеспечение управления и архивоведение);
- юриста (юриспруденция) и т.д.
Способ 2. Расчет численности специалистов по «Межотраслевым нормативам численности работников кадровых служб коммерческих организаций» и «Межотраслевым норматива численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций»
«Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций» утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г.
Методика позволяет рассчитать численность работников по группе функций «Управление персоналом» и в отдельности по входящим в эту группу функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» с помощью математических формул, в которых для расчета численности используются такие факторы, как списочная численность работающих в организации в среднем за год (Р); количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год (Рт); количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год (Рп).
Расчет производится следующим образом.
Сначала рассчитываем нормативную численность по группе функций «Управление персоналом» (Нчуп) и в отдельности по входящим в эту группу функциям «Комплектование кадров» (Нчкк) и «Подготовка и переподготовка кадров» (Нчпп).
Какая численность положена на одного кадровика
Кадровик.
ру», 2010, N 9 Вопрос: Дайте аргументированный ответ работодателю с численностью производственного участка 125 человек, нужен ли ему сотрудник отдела кадров? И вообще на какую численность предприятия положена ставка кадровика? Есть ли ссылка на какой-либо документ, где были бы указаны примерные нормы, например: 100 человек — 1 кадровик, 150 человек — 2 и т.
д.? Ответ: В настоящее время процесс установления норм труда не централизован: они вводятся локальными нормативными актами, которые принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ). Государственное содействие проявляется, в частности, в том, что для однородных работ могут разрабатываться и внедрятся типовые межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные нормы труда.
Правила их разработки и утверждения приведены в Постановлении Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. N 804. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Указанные нормативы позволяют рассчитать численность сотрудников кадровой службы на основании норм времени на конкретные виды работ, которые приходится выполнять сотрудникам отдела кадров, и их объемов.
Пример расчета численности сотрудников кадровой службы Запланированная численность сотрудников «Альфы» – 500 человек.
Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20.
На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.
Важно На основании п. 3 этих Правил типовые межотраслевые нормы утверждаются Минздравсоцразвития, остальные — соответствующим федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития.
После этого они становятся для организаций рекомендательными, на них работодатель может ориентироваться при создании норм с учетом специфики своего производства или выполняемых работ.
Постановлением Минтруда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г.
Инфо N 78 были утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, на которые можно было опираться при формировании кадровой службы и расчете ее численности. Однако срок их действия законодательно был ограничен 1997 г.
В этом документе численность сотрудников кадровой службы рассчитывается исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.
Сколько должен специалист по кадрам вести человек в бюджетном учреждении
Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий.
В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.
А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.
Внимание Надо сказать, что с введением в действие Трудового кодекса подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций.
Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придает нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы коллектива.
На листе «Описание работ» в выпадающем списке выбираете должность того специалиста, который будет выполнять соответствующую операцию.
Постарайтесь делить работу в соответствии с уровнем квалификации — не стоит поручать заполнение трудовых книжек директору по персоналу.
Есть мысль реализовать в функциях калькулятора предупреждение о нежелательности поручения сотруднику работы, не соответствующей квалификации, она, полагаю, появится в следующей версии.
В выпадающем списке выбираете нужные должности, определяете для них режим работы.
Время на отдых и личные надобности по умолчанию определим в количестве 20 минут согласно нормативу для офисных служащих.
Длительность ежегодных отпусков, больничных и отпусков без сохранения заработной платы вводить необязательно — эти данные понадобятся только в том случае, если вы захотите рассчитать численность с учетом потерь рабочего времени на отпуска и больничные — по умолчанию эта функция при расчете не используется.
Сотрудники службы персонала могут непродуктивно тратить рабочее время и из-за этого не справляться с работой.
Если захотите оценить влияние потерь рабочего времени на загрузку сотрудников, введите данные на листе «Потери рабочего времени» и включите функцию их учета на листе «Расчет численности».
По канонам нормирования труда потери рабочего времени из-за нарушений трудовой дисциплины и нерациональной организации работы в расчете численности не используются.
Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.
Текучесть находится по простой формуле:
Кт = (количество уволенных) × 100 / (среднесп. численность).
Пример:
За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:
Коэффициент текучести = 23 × 100 / 150 = 15,33.
Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.
Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:
- Численность.
- Текучесть.
- Дополнительные функции.
При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.
Не ведется ни учет квалификации и численности специалистов, ни реальная оценка необходимых затрат рабочего времени. Ни для кого не секрет, что численность работников кадровой службы во многих компаниях определяется по личному усмотрению ее «первого лица». Правильность такого подхода оставим без комментария.
Так сколько кадровиков должно быть в компании, предположим, с численностью сотрудников 200 человек? Очень жаль, но придется вас огорчить. Мы не можем назвать конкретную цифру. Верный ответ придется искать вам самим, но… с нашей помощью. А начать придется с себя, т. е. с нормирования своего труда. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМ ТРУДА Итак, совершенствование организации труда работников кадровых служб непосредственно связано с решением задач его регламентации (нормирования) во времени.
Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля
| Название законодательного акта и дата его утверждения |
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства |
| Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001) | Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68). |
| Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69). | Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них. |
| Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР). | Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе. |
| ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ). | Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства. |
| Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50). | Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ». |
| Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558). | Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности. |
| Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» (от 05.01.2004 №1). | Содержит указания по применению и заполнению форм учёта первичной документации по учёту труда и его оплаты. |
| ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». | Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов. |
| Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». | Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без них. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе). |
Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.
По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.
Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.
Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.
В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.
Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.
Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:
1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;
2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);
5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;
6) Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;
8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».
Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.
В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) образование – на основании документов об образовании.
Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;
3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.
Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.
Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.