Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как законно отказать в приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, как вы отказываете соискателю (письменно или устно), действует один и тот же сценарий. Его можно разделить на 4 смысловых блока: благодарность, объяснение причин отказа, указание сильных сторон, предложение внести в кадровый резерв.
Как сформулировать текст сообщения
1. Поблагодарите соискателя.
Обратитесь к кандидату по имени. Дайте понять, что вы действительно цените, что он уделил время и пришёл на собеседование именно в вашу компанию. Это покажет, что вы проявляете должное уважение не только к сотрудникам, но и к соискателям.
✅ «Андрей, спасибо, что вы откликнулись на вакансию и пришли к нам на собеседование».
Постарайтесь, чтобы благодарность не выглядела как дежурная фраза.
❌ «Спасибо за ваш отклик».
В этом ответе чувствуются шаблонность и неискренность.
2. Вежливо откажите и объясните причину.
Будьте честными, при этом используйте корректные формулировки, которые не заденут соискателя. Если у него мало опыта, скажите, что предложили работу более опытному кандидату. Если недостаёт навыков — тактично сообщите об этом.
✅ «К сожалению, сейчас мы не сможем предложить вам работу, потому что остановили выбор на другом кандидате. По результатам разговора он оказался более подготовленным к работе с большим объёмом данных».
Избегайте резких и неоднозначных фраз.
❌ «Нам показалось, что вы какой-то невнимательный и не сможете работать с таким количеством документов, как у нас».
Такие формулировки звучат обидно, даже если кандидат сам понимает, чего именно ему не хватило.
3. Подбодрите и укажите на хорошие качества.
Возможно, это самая важная часть вашей коммуникации с человеком, которого не взяли на работу. Расскажите, что вам в нём понравилось — так вы сможете вернуть кандидату уверенность в себе, чтобы он мог продолжать поиски работы в нормальном эмоциональном состоянии.
✅ «В целом вы оставили после себя приятное впечатление. Особенно нам понравилась история, когда вы замещали заболевшего шеф-повара на важном банкете. Очень ценно, что вы не побоялись взять на себя ответственность в стрессовой ситуации».
Будет ошибкой, если вы станете обесценивать возможные переживания соискателя или советовать, что ему делать дальше.
❌ «Вы в целом неплохой специалист, не переживайте. У нас куча ресторанов в городе, ещё найдёте себе работу».
Кажется, что такие фразы произносятся из лучших побуждений, но человек, которому отказали, может воспринять их болезненно. Вдруг он поработал уже во всех ресторанах, а мечтает попасть именно в ваш?
4. Предложите внести его в кадровый резерв.
Покажите, что вы готовы рассматривать кандидата на будущие вакансии.
✅ «Возможно, мы будем открывать новые филиалы. Вы не против, если мы позвоним, когда у нас появится подходящая для вас работа?»
Такая форма отказа не бьёт по самооценке — человеку дают понять, что он хороший специалист, но для него сейчас нет подходящих вакансий.
❌ «К новому году мы откроем новый филиал, туда нам тоже потребуются сотрудники. Можете подождать, пока у нас появятся новые вакансии».
Лучше не называть конкретные сроки, чтобы не обнадёживать человека в случае, если что-то пойдёт не так.
Отказ в приёме на работу по деловым качествам
Такой повод для отказа является безусловно правомерным. Работодатель имеет полное право не брать в штат сотрудника, не соответствующего требованиям к должности, на которую он претендует. Если наниматели маскируют этой формулировкой истинную причину нежелания вступать в трудовые отношения, не являющуюся правомерной, несоответствие деловым качествам должно быть подтверждено документально.
Согласно с нормами деловой документации, при оформлении отказа нужно придерживаться следующих требований:
- оформлять документ на фирменном бланке либо указывать необходимые реквизиты организации;
- зарегистрировать исходящий документ с указанием способа вручения адресату (лично под подпись либо заказным письмом с уведомлением);
- обосновывать несоответствие деловым качествам требованиями должностной инструкции или трудовым законодательством;
- зафиксировать документ подписью руководящего лица и печатью организации.
Отказ в приеме на работу в личном порядке
Деятельность работодателя по подбору персонала связана не только с поиском и приемом на работу подходящих сотрудников, но и с отказами в принятии на должность тем кандидатам, которые по каким-либо причинам не подходят для выполнения трудовой функции.
О том, как отказать в приеме на работу должен знать любой специалист по персоналу. Сделать это правильно можно только в строгом соответствии с действующим законодательством.
В законе указаны основания, по которым отказать соискателю после собеседования разрешается и запрещается (к сожалению, особой популярностью пользуются как раз недопустимые аргументы).
Кроме того, многое зависит от способа отправки сообщения и формулировок, содержащихся в тексте – как вежливо отказать знают далеко не все работодатели. А ведь от этого зависит очень многое, в том числе станет ли соискатель составлять жалобу в правоохранительные органы.
Отказ в приеме на работу в личном порядке используется в работе опытными кадровиками и руководителями. Обычно когда человеку сообщают лично, о том, что он не прошел собеседование, никаких дополнительных аргументов или объяснений не предоставляют. Соискателю просто сообщается, что он не подходит для выполнения трудовой функции и желают удачи в дальнейших поисках работы.
Очень редко кандидат возражает против такого решения или хочет узнать причины отказа. Если же это все же происходит, то нужно помнить законные аргументы, в соответствии с которыми возможно принятие такого решения.
Отклонение кандидатуры, направленного из Центра занятости
Иногда безработные приходят в компанию по направлению из службы занятости. Некоторые с порога просят написать отказ о приеме, чтобы продолжать получать пособие от государства. Не стоит идти на поводу в этом случае, лучше указать, что соискатель сам отказался от трудоустройства. Это поможет избежать спорных ситуаций в будущем и обезопасить себя от судебных разбирательств. Если сотрудник действительно не подходит, и для этого есть законные основания, то допустимо отклонить кандидатуру. Для этого можно использовать следующие основания:
- несоответствие образования;
- маленький опыт работы;
- отсутствие требуемой квалификации;
- противопоказания медицинского характера.
Выбирать из нескольких вариантов – нормально. Но этот факт важно правильно подать.
Сравните. Один соискатель говорит, что ему понравился офис, соцпакет и возможность двигаться по карьерной лестнице, но он должен немного подумать насчет переработок. А второй сделал ковровую рассылку по нескольким десяткам вакансий в разных компаниях и постоянно путается, куда вообще звонит.
Сообщать, куда вас не приняли на работу, возможно, не следует: особенно въедливый эйчар обязательно позвонит в эту компанию и выяснит, почему вы не подошли.
Вредный совет: на вопрос «Что вы знаете о компании?» уверенно отвечайте – ничего. На сайт не заходили, в интернете ничего про компанию не читали. Смело говорите, что откликаетесь на все подряд, не глядя. Ценным специалистам не до истории компании!
Бывают работники с направлениями от определенной организации или центров занятости о предоставлении таким гражданам работы. Но зачастую у компании не имеется подходящей должности. В этом случае отказ должен быть произведен в письменной форме. При несогласии в отрицательном решении он может составить запрос обоснованного ответа.
Отказ на стадии получения резюме
Это самый безобидный в плане отказа диалог между рекрутером и соискателем и одновременно самый редкий. Мало кто из кадровиков реагирует на поток резюме, который обрушивается на отдел кадров при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено. Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику компании, то он обычно направляется в форме электронного письма.
Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги организации, которая не публиковала интересующую его вакансию. Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся. Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и способен сэкономить массу времени.
Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:
- быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в будущем;
- быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
- быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив названия этой компании появилась галочка – резюме отправлено, получено, просмотрено.
Приведем пример такого ответа.
Обязательно ли давать ответ?
Ответ дать необходимо. Желание избежать неприятного разговора и проигнорировать эту необходимость – нормальная реакция.
Но делать этого не стоит. Ответ о результатах собеседования – это проявление элементарного уважения к кандидату.
Он говорит о культуре компании. А строить и поддерживать положительный имидж компании в разы сложнее, чем его разрушить.
Взаимодействие с каждым кандидатом должно носить характер партнерства. Ведь завтра тот же соискатель вполне может стать клиентом компании или посоветовать своему руководству компанию как надежного партнера. И это только в том случае, если впечатления о компании у него останутся самые приятные.
Любой соискатель и сотрудник (настоящий и бывший) может легко выйти в Интернет и оставить на специализированных сайтах отрицательный отклик о компании, что не пойдет на пользу HR-бренду организации.
Отказ кандидату: причины
Фактическая причина отказа кандидату может быть любой:
- соискатель не подходит по уровню образования, опыту и компетенциям – то, что в законе называют «деловыми качествами» и за что не могут осудить компанию;
- кандидат не оправдывает субъективных представлений будущего руководителя, коллег, возможных клиентов – то, что закон квалифицирует как дискриминацию со стороны работодателя и за что устанавливает негативные последствия.
Например, психологически неустойчивый, демонстрирует неадекватное и развязное поведение, либо наоборот – зажатое и скрытное, а также не подходить по возрасту, полу и внешним данным; претендент не соответствует требованиям к приему на определенные должности и работы ввиду объективных причин, которые прямо предусмотрены законом: возраста, пола, состояния здоровья, наличия или отсутствия определенного права.
В этом случае он не может быть утвержден по вакансию даже при желании работодателя.
ВЫПИСКА Необоснованный отказ в заключении трудового договора – отказ по дискриминационным признакам, не связанным с деловыми качествами соискателя (ст. 64 ТК РФ).
Дискриминация – ограничение в трудовых правах и свободах (либо наоборот – предоставление преимущества) в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или к социальным группам (ст. 3 ТК РФ).
Деловые качества – способность человека выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся (п. 10 ПП ВС РФ от 17.03.2004 № 2):
- профессионально-квалификационных качеств (определенной профессии, специальности, квалификации);
- личностных качеств (состояния здоровья, наличия определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
Специалисту по подбору важно знать причины, не связанные с деловыми качествами кандидата, но по которым ему запрещено отказывать в приеме на работу (ст. 16–18, 64, 332, 391 ТК РФ):
- женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;
- приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы;
- избранным на должность;
- избранным по конкурсу на замещение должности; лицам, в пользу которых вынесено судебное решение о заключении трудового договора;
- инвалидам, принимаемым в счет квоты рабочих мест (ст. ст. 13, 13.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Как отказать соискателю после собеседования: примеры письменных отказов
Последние изменения: Январь 2019
При поиске кандидата на действующую вакансию следует не только подобрать соответствующего всем требованиям работника, но знать, как отказать соискателю после собеседования не подходящему на предоставленную должность.
Согласно статье 64 ТК, отказ должен быть четко обоснован. Если не удовлетворенное лицо потребует объяснений в письменной форме, то документация предоставляется не позднее семи дней.
Нужно помнить, что беременность, наличие детей ни коим образом не должны быть препятствием при заключении трудового договора.
Необоснованный в подробной форме отказ обжалуется в судебном порядке на основании 64-ой статьи ТК РФ.
Если выявится, что отказ произведен по причине, связанной с самим соискателем (пол, раса, семейное положение, возраст, наличие детей и т.д.
), а не его профессиональными навыками, положительное решение по исковому заявлению будет в пользу истца, соответственно претендующего на вакантное место.
Несколько причин отказа
В наше время перед кадровиками стоит нелегкая задача – грамотно дать человеку понять, что его не приняли на работу. Причин для отказа можно найти огромное количество. В том числе сказать шаблонные фразы «мы вам позвоним» или «вы нам не подходите». Но для многих важна причина отказа. Поэтому нужно знать, как отказать соискателю в приеме на работу так, чтобы слова не вызвали негативной реакции.
- «Простите, должность закрыта нашим внутренним кандидатом» – данный отказ подойдет для телефонного разговора, ведь кадровик не мог забыть, а затем внезапно вспомнить о таком обстоятельстве, закончив собеседование. Также в телефонной беседе принято сообщать о «заморозке» вакансии.
- «У вас недостаточно хороший немецкий» – сообщается кандидату. Подразумевается, что его знаний недостаточно для работы в организации. Можно добавить, что в фирме, имеющей тот же профиль, есть такая вакансия, и можно рискнуть устроиться туда.
Как вежливо отказать работодателю после собеседования
Как отказать в собеседовании работодателю? Шаг первый: выразите свою признательность. Наем новых кадров — это работа руководителя. Но очень важно ценить время человека, желающего принять вас на службу. Он потратил несколько часов, изучая ваше резюме, просматривая ваши профили в социальных сетях в надежде лучше вас узнать и на личной встрече.
Уважайте его и себя. Поблагодарите за потраченное время. Скажите, как вы цените, что работодатель подробно и вежливо ответил на все ваши вопросы, касающиеся работы в компании. Это будет иметь большое значение.
Шаг второй: приведите хорошую, краткую причину. Не оставляйте менеджера по найму гадать о причине вашего отрицательного ответа. Особенно вы потратили много времени на интервью, или кто-либо из сторон проявлял заинтересованность. Но не нужно несколько часов рассказывать, как нелегко вам далось это и вы мучились о его принятии целую неделю.
Лучшая тактика — быть кратким и честным. Тогда вы сможете завоевать уважение руководителя. Скажите, что рассматриваете и другие варианты. Это предложение не единственное. Высоки шансы, что вам предложат работу в данной компании, если вас не устроит иное предложение.
Шаг третий: поддержать отношения. Пожелайте человеку всего самого лучшего в будущем. Будет здорово, если вы встретитесь на какой-нибудь конференции или важном деловом событии. Профессиональный мир очень мал. Очень важно заводить хорошие связи. Не пренебрегайте этим советом.
Такая стратегия очень много общего имеет с «сэндвичем». Сначала сообщаете хорошую новость, затем плохую и вновь хорошую. Это этично и вежливо. Стратегия «сэндвич» очень результативна в общении с людьми. Вас будут воспринимать, как серьезного и ответственного человека, умеющего вести дела дипломатично.
Как правильно отказаться от собеседования в письме
Как отказаться от приглашения на собеседование? Независимо от вида составляется в соответствии с грамматическими и этикетными нормами деловой переписки.
Письмо должно содержать благодарность за проявленное внимание: «Благодарю за приглашение на собеседование… «. Желательно персонализировать обращение: «Уважаемая Мария Васильевна!».
Стоит упомянуть о том, что вы внимательно рассмотрели поступившее предложение, изучили предоставленную информацию: «Я внимательно рассмотрел предложение о возможности сотрудничества… «.
«Подсластите пилюлю» положительной оценкой организации от предложения которой вы отказываетесь: «Положительная репутация и успехи вашей фирмы известны, но… «, «Получить ваше предложение было крайне лестно, но… «.
Оставьте пути для дальнейшего сотрудничества: «Надеюсь, что при других обстоятельствах у меня еще будет возможность для взаимовыгодного общения с вашей компанией… «.
Изложите отказ в четкой, корректной форме. Обязательно поставьте дату, роспись и расшифровку к ней. Письмо в конверте следует занести в организацию лично.
Электронный вариант письма отправляется на официальный электронный адрес отдела кадров, агентства или руководителя.
Когда это нужно делать?
Чтобы облегчить жизнь себе и соискателю, желательно оговаривать сроки ответа в финале заключительного собеседования.
Такой вариант предпочтителен и представляет компанию как серьезного и надежного работодателя.
Но не всегда интервьюеру известно точно, когда будет решение, ведь зависеть оно может от нескольких человек.
В этом случае лучше так и объяснить кандидату и назвать примерные сроки оглашения решения.
Разумеется, нужно быть предупредительным и все обещания сдержать. Если прозвучала фраза «Мы Вам позвоним в течение недели, чтобы дать ответ о результатах», то эти сроки нельзя игнорировать. Даже если решение к назначенному времени еще не принято, нужно позвонить и договориться о других сроках.
Если же никаких договоренностей не было, то сообщить об отрицательном решении лучше сразу, как оно стало известно. Соискатель находится в стрессовой ситуации из-за неизвестности и необходимости ждать, поэтому не нужно заставлять его нервничать и дальше и отнимать его время.
Компания, дорожащая своей репутацией, обязательно даст ответ соискателю в течение 2 недель с момента последнего собеседования. Затягивание ответа и, что еще хуже, его отсутствие могут сыграть не в пользу на рынке труда никто не отменял.
Часто возникает ситуация, когда уже в ходе собеседования становится ясно, что кандидат не подходит. В этом случае лучшим вариантом станет фраза «В случае положительного решения мы позвоним Вам в течение 2 дней».
Такой ответ даст кандидату четкое представление о способе связи и сроках ответа. Разумеется, если в течение 2 дней кандидат не получит звонка, он не станет ждать дольше и продолжит поиски работы.
Можно бросить монетку и с чистой совестью свалить ответственность на судьбу. Но лучше поступить как взрослый человек и взвесить выгоды.
Если решение надо обдумать, нет ничего лучше старой-доброй таблицы. Сравниваем обе вакансии — на которую вы уже согласились и на которую хотите согласиться, по следующим пунктам:
- Радость от предложения работодателя
- Сама работа (перспективы, обучение, интерес к задачам)
- Компания (руководство, коллектив, условия труда)
- Зарплата
- Любой другой важный фактор
По каждому пункту оцениваем вакансии по 5-балльной шкале. Складываем все баллы отдельно и делим на количество пунктов. Бинго! Цифры говорят сами за себя.