Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения доверенности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Полномочия доверенного лица могут быть весьма широки и включать в себя действия – начиная от участия в различных сделках, до покупки и продажи недвижимости. Единственным требованием является то, что все должно быть четко и подробно расписано в самом документе. Потребность в составлении доверенности может возникнуть в ситуации, когда физическое лицо должно участвовать в заключении сделки, однако в силу тех или иных обстоятельств не может присутствовать во время ее проведения – например, находясь в отъезде или по состоянию здоровья.
Доверенность на все действия от физического лица
В качестве доверенного лица может выступать любой человек, находящийся в дееспособном состоянии. Не обязательно, чтобы это был родственник или знакомый – в этой роли может выступать также профессиональный риелтор. Единственное ограничение связано с тем, что в качестве доверенного лица и заявителя не может выступать один и тот же человек.
Как составить документ правильно
Как уже говорилось ранее, законодательные нормы допускают, что стороны, нуждающиеся в доверительном сертификате, могут составлять его в свободном формате. Однако, правительственные регламенты и постановления включают в себя перечень правил, необходимых для задействования при разработке таких бумаг.
Абсолютно все они приводятся в Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 №-71. Именно здесь рассказано о необходимости проставления двух подписей (владельца товарно-материальных ценностей и ответственного лица), приведения точных и корректных паспортных данных, заполнения таблицы с перечислением номенклатур отправляемой продукции и так далее. Кроме того, важно указать временной период, в течение которого шаблон будет иметь соответствующую юридическую силу. Выбирать следует в рамках промежутка до трех лет.
Как уже говорилось ранее, заполненные образцы доверенностей на получение заказов и товаров от организации или ООО должны храниться в архивах предприятия, как минимум, в течение пяти лет. Подобная запасливость убережет владельца бизнеса от всевозможных проблем и неприятных ситуаций, касающихся споров с сотрудниками, поставщиками, экспедиторами и контрагентами.
Кроме того, современные фирмы нередко сталкиваются со случаями, в рамках которых нужно быстро и грамотно аннулировать ранее сформированный сертификат. Сделать это можно путем создания обыкновенного письменного уведомления, направляемого от имени самой организации. Причем специалисты в области юриспруденции рекомендуют забирать оригинальный бланк, вне зависимости от каких-либо сторонних обстоятельств. Таким образом, хозяин фирмы (или старшее, ответственное лицо), уберегает себя от проблем самого разного характера.
Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?
В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.
По-старому
Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности.
По-новому
Сотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.
- Электронная подпись для любых задач
- В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы
- Заказать подпись
Что такое обменная доверенность
Обменная доверенность выдаётся на имя работников третьей организации. Ее нужно обменять на доверенность, которую получил сотрудник в своей компании. Выходит так, что цепочка доверенностей позволяет представителям компании, которая не принимает участие в сделке, получить товар.
Обменная доверенность нужна тогда, плательщик и покупатель – одно и то же юридическое лицо, а получать товар должно другое юридическое лицо. Доверенность выдает первое юрлицо на второе юрлицо, чтобы оно могло получить товар при доставке. Взамен этой доверенности должна быть выписана обменная доверенность, чтобы сотрудник второго юрлица мог получить товар от поставщика.
В ГК РФ нет такого понятия, как обменная доверенность. Также как и нет специального стандартного бланка для неё. Она составляется в произвольной форме по потребностям компании. За образец можно взять стандартную форму документа. Обменную доверенность составляют на тот же срок, на который выдаётся стандартная доверенность для работника своей фирмы, максимум на пятнадцать дней.
На что обратить внимание
Выдавать доверенность на получение ТМЦ вправе только руководитель или иное лицо, которое действует от имени организации в соответствии с учредительными документами. Ни главный бухгалтер, ни другие сотрудники не вправе ее подписывать. В некоторых компаниях предусмотрено визирование бухгалтером доверенности на получение материальных ценностей, однако по закону это не является обязательным.
Доверенным лицом (т. е. кому доверяется получить ТМЦ) может быть как работник организации, так и стороннее лицо. Если доверенный работает в компании, обычно указывают его должность.
Срок полномочий указывать не обязательно, но если не указана дата выдачи, официальная бумага является ничтожной.
В результате неправильного оформления документа контрагент может не выдать товар вашему представителю. Это, конечно, неприятно, особенно если человек зря проехал на большое расстояние. Но гораздо более существенными могут быть последствия выдачи дорогостоящих материальных ценностей неуполномоченному лицу. Поэтому требование о предъявлении оригинала полномочий и паспорта для таких ТМЦ во многих организациях являются обязательными.
Статьей 312 ГК РФ установлено, что должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или уполномоченным им на это лицом, и несет риск последствий непредъявления такого требования . Иными словами, поставщик (его представитель) вправе удостовериться, что товар передается именно представителям организации-покупателя.
При этом должник несет указанный риск и в случае поддельности документов, подтверждающих полномочия получателя исполнения (см., например, Постановление Президиума ВАС РФ от 18.05.1999 N 330/99).
Как это сделать, понятно: получить от лица, представляющего интересы организации-покупателя по приему товара, соответствующим образом оформленную доверенность. И первый вопрос, который здесь может возникнуть: предусмотрена ли таковая (доверенность) для всех случаев?
Первичные документы, подписанные представителями сторон, имеют силу только тогда, когда подписавшие их лица уполномочены действовать от имени организации (ст. ст. 182 и 183 ГК РФ, п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете ).
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Поэтому среди работников бухгалтерских служб существует мнение, что доверенность на получение ТМЦ должна выписываться обязательно. (Дополнительным аргументом в пользу такого утверждения, возможно, является унифицированная форма N ТОРГ-12 товарной накладной, которой оформляется передача ТМЦ, содержащая графу с указанием реквизитов доверенности получателя.) Причем доверенность выписывается даже тогда, когда непосредственным получателем товара является единоличный исполнительный орган организации.
Образец доверенности по форме М-2 и М-2а – Бланк 2021 года
Существует протокол, который составляется на лицо третьего учреждения, при этом обменяв его на тот, который был выдан в его компании. Документ такого характера получил название «обменная доверенность». Составляют её для того, чтобы человек, являющийся лицом компании смог спокойно принимать товарные запасы. При этом в сделке он вправе не участвовать.
Вообще, рассматривая ГК РФ нужно учесть, что о таком виде доверенности там не сказано, и особого бланка не предусмотрено. Следовательно, если появляется необходимость в оформлении такого протокола, можно использовать сугубо произвольный вид, то есть такой, какой будет удобен заверителю.
Также необходимо учесть, что срок действия бланка обменной доверенности должен совпадать с тем, который указан на документе сотрудника, выданного в своем учреждении.
Унифицированные формы М-2 и М-2а строго регулируются законодательством РФ, поэтому необходимо правильно их заполнять, дабы в соответствующих службах с ними не возникало лишних проблем.
Во-первых, следует отметить, что каждая ячейка в данном бланке обязательна в заполнении, при этом нужно удостовериться в том, что текст этой доверенности не содержит каких-либо ошибок и зачёркиваний. В противном случае, данную доверительную бумагу могут даже не рассматривать.
Следовательно, при наличии любых исправлений рекомендуется заполнять документ с чистого листа.
Во-вторых, при составлении таких доверенностей необходимо убедиться в правильности заполненных сведений из паспорта поверенного. При этом в доверенности также должна присутствовать личная подпись доверителя и специальная отметка руководителя организации, которая подтверждает заверку этого документа.
Кстати говоря, один доверительный бланк на получение товаров от одного поставщика разрешается выдавать по нескольким сопроводительным бумагам, при этом в форме необходимо отобразить все их реквизиты. В случае, когда такие поставщики всегда разные, требуется оформлять документ на каждого по отдельности.
Нужно учесть тот факт, что доверенность на получение ТМЦ составляют только в одном экземпляре, при этом все созданные копии не считаются действительными. Такой документ делится на две части – первая заполняется и остаётся у бухгалтера предприятия, а вторая отдаётся поверенному.
Каждый доверительный документ, выданный сотрудникам определённого учреждения, после окончания его периода действия хранится в соответствующем архиве в течение установленного в законодательстве РФ времени. После этого все такие бумаги утилизируют.
Данная часть бланка является самой основной в унифицированной форме М-2. Для начала здесь требуется вписать название предприятия-доверителя. Сюда же записать номер доверительного документа, дату его выдачи и период действия.
Затем требуется внести все необходимые сведения об учреждении-потребителе (имеется в виду то предприятие, которое составляет этот документ), его наименование и юридический адрес, включая все банковские реквизиты.
После этого нужно указать занимаемую должность, ФИО того человека, который в дальнейшем будет выполнять определённые операции пользуясь данной доверительной бумагой. Помимо всего следует внести в форму его паспортные реквизиты, а именно: серия и номер, дата выдачи и орган, который его выдал.
Снизу необходимо вписать наименование предприятия-поставщика, включая ссылку на документ, с помощью которого осуществляется выдача соответствующих материальных ценностей.
Иногда при получении товара интересы одной фирмы должна представлять другая. В этом случае не обойтись без оформления доверенности от одного юрлица на другое.
Как правило, такая доверенность дополняет соглашение или договор между организациями. Именно в этом документе оговаривается, какое вознаграждение получит фирма-представитель за выполнение поручений.
Организация вправе выдать доверенность любому своему представителю, т.е. работнику, состоящему в штате. Законодательство допускает выдачу таких документов и лицам, не являющимся работниками организации. Чаще всего с получением товарных ценностей имеют дело такие сотрудники, как:
- менеджеры по закупкам товаров;
- экспедиторы;
- водители или водители-экспедиторы;
- работники отдела поставок или логистики и т.д.
Доверенность может быть выписана сотруднику по двум установленным межотраслевым формам:
- Форма № М-2, применятся в случае однократного получения денег или товарно-материальных ценностей (ТМЦ) сотрудником организации, поэтому новый документ выписывается каждый раз, когда необходимо совершить соответствующую операцию. Для регистрации выданных доверенности применяется отрывной корешок на документе, который необходимо заполнять и хранить в бухгалтерии в хронологическом порядке.
- Форма № М-2а, применяется регулярном получении ТМЦ у одного поставщика в течение определенного периода времени. Документ выписывается в одном экземпляре. Для регистрации в бухгалтерии выписанных доверенностей применяется специальный журнал установленной формы № М-3 (скачать шаблон в ворде можно в конце статьи), так как на самом бланке отсутствует отрывной корешок.
Как правильно заполнить доверенность
Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдаётся под расписку получателю. Доверенность должна обязательно содержать:
- наименование и код ОКПО организации, выдавшей доверенность;
- номер и дата составления доверенности;
- срок действия доверенности (как правило, не более 15 дней);
- наименование потребителя и плательщика — указывается полное наименование организации, её почтовый адрес, расчётный счёт и наименование банка организации; если потребитель и плательщик совпадают, то в поле «плательщик» пишут «он же»;
- паспортные данные сотрудника, на которого оформлена доверенность;
- наименование поставщика – организации, у которой нужно получить ценности по данной доверенности;
- наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить ценности (оплаченный счёт, платёжное поручение);
- перечень товарно-материальных ценностей, которые следует получить по доверенности.
Обратите внимание! Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, на которого она выписана. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. В конце доверенности ставится печать организации.
Из необходимых сведений, которые нужно знать в отношении доверенности на получение ТМЦ, следует отметить условия прекращения в связи с отменой.
Доверитель имеет право в любое время отменить ранее выданную доверенность. При этом он должен оповестить доверенное лицо и ведомых ему иных лиц, для представительства перед какими создавался документ.
Отменить действие доверенности допускается и посредством официальной публикации сведений в «Вестнике госрегистрации».
В таком случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна заверяться нотариусом. Третьи лица признаются извещенными об отмене доверенности спустя месяц после публикации надлежащей заметки.
Как составить документ правильно
На доверенности должны быть две подписи: от того, кто доверяет товар и того, кому его доверяют.
Обязательного к применению образца по заполнению такой доверенности не существует. Организации могут писать данный документ в свободном виде или на свое усмотрение разрабатывать его шаблон. Доверенность можно оформлять как на фирменном бланке компании, так и на пустом листе стандартного формата.
При составлении доверенности на получение товара нужно придерживаться рекомендаций и норм, установленных для написания таких бумаг правилами юриспруденции и делопроизводства, чтобы впоследствии документ не вызвал сомнений у заинтересованной стороны. Здесь нужно внести личные данные представителя (по паспорту), а также тщательно и подробно прописать все функции, которые возлагаются на представителя и список документов, который он уполномочен подписывать.
Кроме того, следует обязательно указать период действия доверенности, который по закону ничем не ограничен (т.е. выписывать доверенность можно хоть на 10, хоть на 100 лет). При отсутствии такой информации срок действия документа автоматически равняется одному году с момента его подписания.
Инструкция по заполнению доверенности на получение товара
- В «шапке» надо написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «на получение товара»). В строку ниже вносится город, в котором зарегистрирован доверитель, а также дата оформления доверенности.
- Потом вписываются полное название компании-доверителя, его ОГРН, ИНН (взять можно из учредительной документации), фактический адрес.
- Затем вносится информация о сотруднике, от лица которого составляется документ (это обычно один из руководителей), его фамилия, имя, отчество. Далее пишется документ, на основании которого действует доверитель («Положение», «Устав» и т.п.).
- После этого указываются служебные и личные данные представителя: его должность, фамилия, имя, отчество, сведения из паспорта.
- Следующая часть является основной и касается непосредственно тех функций и поручений, которые имеет право выполнять представитель от лица предприятия. Если поручений много, то их желательно указывать четко формулируя, отдельными пунктами. Если доверенность выполнена на исполнение обязательств по какому-то конкретному договору, то нужно указать его номер и дату заключения.
- В завершение надо внести срок действия доверенности (год, два года, три года и т.д.) или конкретную дату, по прошествии которой она перестанет действовать.
- После внесения всех необходимых сведений, доверенное лицо ставит под документом свою подпись с обязательной расшифровкой. Затем ее удостоверяет доверитель, о чем и расписывается ниже.
Правила оформления доверенности от юр. лица на получение и принятие товаров (ТМЦ)
Классическая инструкция по разработке рассматриваемой документации выглядит приблизительно так:
- В шапке указывается наименование документа, с приблизительным уточнением его целевого предназначения.
- Затем вписывается полное название компании, выступающей в роли доверителя каких-либо прав.
- Потом вносится набор сведений о сотруднике, от имени которого происходит составление.
- Далее приводятся данные об ответственном человеке — специалисте, сталкивающимся с теми или иными обязанностями.
- Следующая часть — непосредственный пересчет тех функций и поручений, отдаваемых под ответственность адресата.
- Завершительный блок включает в себя срок функционирования бумаги, а также дату и подписи сторон.
Именно о таком регламенте рассказывается, например, в Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 №-71. Его же рекомендуют применять юристы, специализирующиеся на ведении арбитражных судебных разбирательств.
Что это за документ и зачем он нужен
Действительно, зачем нужна специальная доверенность? В соответствии с действующим законодательством, предприятия, уполномочивающие своих сотрудников на получение тех или иных товарно-материальных ценностей, обязаны выдать на них доверенность. Обычно, источник поступления товаров и ТМЦ – их покупка у поставщика, с которым и заключен соответствующий договор.
Все ТМЦ, отпускаемые по наряду, счету, договору, заказу или соглашению, требуют доверенности. Для того чтобы исполнить обязательство по договору, нужно передать ТМЦ, которые переходят в собственность покупателя. Сделать это может только физическое лицо, на которое и выдается предприятием доверенность на получение.
Давайте разберемся, что же это за документ. Доверенность представляет собой специальный документ, который призван подтверждать права и обязанности сторон. Он выдается одним лицом на имя другого и позволяет последнему представлять интересы перед третьими лицами. Таким образом, доверенность предприятия выписывается на сотрудника, который и будет получать ТМЦ у поставщика.
По общему правилу существует несколько видов доверенностей: генеральная, специальная либо разовая.
Что касается доверенности на получение ТМЦ, то ее относят к специальному виду, поскольку она уполномочивает на выполнение ряда однородных действий – получение товаров у поставщика. Ее основная цель, как правового акта, заключается в том, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица перед третьим лицом.
В данном акте обязательно зафиксированы права и обязанности, которыми обладает доверенный. Четко обозначенные права и обязанности позволяют избежать неправомерных действий со стороны сотрудника, на которого выписана данная доверенность.
Все действия, ею предусмотренные, исключительно правомерные. Проще говоря, без нее нельзя получить товарно-материальные ценности.
В чем разница М-2, М-2а и генеральной доверенности?
- М-2 — одноразовое уполномочие на получение товара.
- М-2-а — предоставляет возможность осуществить ряд однотипных действий, то есть получить несколько партий товара от одного и того же поставщика.
- Генеральная доверенность — дает возможность уполномочить на совершение неопределенного количества разнородных действий. Отсутствует типовая форма.
По такой доверенности поверенного наделяют правами:
- принимать товар (любой либо определенного вида, стоимостью не более чем … за единицу/партию), поставленный любым (или определенным) поставщиком.
- предъявлять изготовителю/продавцу претензии относительно качества, комплектности, упаковки, срока годности и других параметров товара;
- возвращать товар отправителю;
- заключать, перезаключать, а также расторгать (если это возможно) договора поставки;
- представлять интересы компании в судах и перед государственными структурами.