Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вводим электронный кадровый документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.
Виды ЭП для работников
Чтобы документ был признан и зарегистрирован, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Со стороны работодателя используется только УКЭП или УНЭП.
Выпуск электронной цифровой подписи для сотрудника — это обязанность работодателя. В случае использования платных ЭЦП, работодатель несет все расходы на получение и использование электронной подписи.
Виды электронных подписей и документов
| Вид подписи | Документы |
|---|---|
| УКЭП | – трудовой договор; – договор о материальной ответственности; – договор на получение образования; – согласие на перевод; – заявление об увольнении; – отзыв заявления об увольнении; – изменение условий трудового договора; – приказ о дисциплинарном взыскании. |
| УНЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП |
| ПЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП, по соглашению сторон с требованием к соблюдению конфиденциальности ключа подписи |
Пилотный проект по переходу на кадровый документооборот в электронном виде
Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.
Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.
Результатом проведения эксперимента по переходу на КЭДО стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Как организовать переход на электронный кадровый документооборот
Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.
Шаг 1. Предварительный анализ
Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.
В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:
- Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
- Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
- Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
- Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
- Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
- Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
- Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.
Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?
Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование». Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.
В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.
5 электронных подписей для КЭДО:
- ПЭП — простая электронная подпись,
- НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
- КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
- ПЭП госуслуги,
- НЭП госключ.
У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
Каждому документу – определенная подпись.
|
Виды документов |
Простая (ПЭП) |
Неквалифицированная(НЭП) |
Квалифицированная (КЭП) |
|
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст. |
+ | + | + |
|
Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении). |
+ | + | |
|
Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании. |
+ |
Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.
При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.
Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:
- подготовить список автоматизируемых процессов,
- по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
- установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).
Уведомление сотрудников и получение от них согласия
Срок и порядок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО определяется локальным актом работодателя, который устанавливает порядок перехода на ЭДО. Однако имеется ограничение — дата перехода на ЭДО не может быть раньше даты уведомления сотрудников. По соискателям, устраивающимся к работодателю, уведомление о применении в компании кадрового ЭДО также производится в обязательном порядке.
После уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО работодатель получает от них письменное согласие о том, что они согласны на переход. При отсутствии письменного согласия считается, что сотрудник отказался от оформления электронных кадровых документов. В таком случае за сотрудником сохраняется право подать такое письменное согласие в будущем.
Согласие не нужно получать от работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату нет трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК). Если у лица имеется трудовой стаж на эту дату, то при приеме на работу он имеет право отказаться от кадрового ЭДО.
Отсутствие согласия на переход к ЭДО сотрудника или соискателя — не основание для отказа при приеме на работу или для увольнения. Кроме того, не является основанием и отсутствие у них электронной подписи.
Если сотрудник откажется от кадрового ЭДО, он не лишается возможности получать документы, связанные с трудовой деятельностью, которые оформляются в электронном виде. Работодатель должен безвозмездно и сразу же при поступлении требования предоставлять этим сотрудникам необходимые документы, оформленные соответствующим образом в бумажном виде (ч. 9 ст. 22.2 ТК).
Если сотрудник подает заявление о выдаче кадровых документов или их копий, работодатель выдает их в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления.
Подписание кадровых документов
Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.
При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении;
- отзыв заявления об увольнении;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.
Виды электронной подписи
Для начала, введем определение электронной подписи (ранее — электронной цифровой подписи).
Электронная подпись (далее ЭП) — это уникальная комбинация символов, которую используют при подписании электронных документов. Подделать такую подпись нельзя и, хоть она и отличается от рукописной, тем не менее, гарантирует высокий уровень вашей информационной безопасности.
На данный момент выделяют три типа подписи электронного вида:
- Простая (ПЭП)
- Усиленная неквалифицированная (НЭП)
- Усиленная квалифицированная (КЭП)
Также действует еще два вида подписей, но их затрагивать в этой статье не будем по причине узкой направленности.
Представим наглядно информацию о том, в каких именно типах документов можно применять ту или иную ЭП:
|
ПЭП |
НЭП/КЭП |
|
|
Заявление на ежегодный отпуск, расчетный лист, командировочные бланки, заявление на декретный отпуск |
✓ |
✓ |
|
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), трудовой договор, должностные инструкции |
— |
✓ |
Преимущества перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Федеральный закон №377-ФЗ не обязывает переходить на такой способ ведения кадрового делопроизводства, решение организация принимает самостоятельно. Однако перевод кадровой службы в электронный формат имеет ряд преимуществ, которые позволяют повысить эффективность и скорость работы на этом участке:
-
работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
-
быстрый доступ к необходимой документации;
-
упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
-
сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
-
экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
-
повышение сохранности документов;
-
повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.
Компоненты автоматизированной системы КЭДО
Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.
| Вид используемой информационной системы |
Вид подписи |
Подписываемые документы |
| Информационная система работодателя |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Все виды документов |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
Все документы, кроме:
|
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
||
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись в информационной системе работодателя |
Документы, кроме:
|
|
| Единая цифровая платформа «Работа в России» |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме. |
Документы внутри компании для легализации ЭДО
Для ведения кадрового ЭДО нужно разработать внутренние документы. При возникновении трудовых споров они помогут быстро решать возникшие вопросы или доказать сотрудникам и контролирующим службам, что работодатель добросовестно исполняет обязательства.
Любая организация, если она планирует перейти на компьютеризированный формат работы, обязана разработать положение об электронном кадровом документообороте — свой нормативный акт, где описаны внутренние правила и программа КЭДО. Документ может быть дополнением к коллективному договору, представлен как отдельное положение о КЭДО или включен в правила внутреннего распорядка.
В разработанном акте указывают:
-
информационную систему кадрового электронного документооборота;
-
правила использования, порядок доступа к ИС;
-
перечень цифровых документов;
-
список сотрудников, включенных в ЭДО;
-
точные сроки перехода на электронный кадровый документооборот;
-
вид цифровой подписи.
Компания уведомляет персонал о введении КЭДО. Готовит инструкции, чтобы ознакомить работников с правилами перехода на электронный документооборот в своем кадровом делопроизводстве. Заключает соглашения с сотрудниками об использовании их персональной подписи ЭЦП.
Для придания юридического статуса цифровой документации требуется подписание кадровых документов электронной подписью. Она должна быть у всех работников. Без личных «автографов» цифровой документооборот считается недействительным.
Важно знать виды цифровых подписей, законодательно разрешенные для использования в электронных документах:
-
простая;
-
УКЭП — усиленная квалифицированная;
-
УНЭП — усиленная неквалифицированная;
-
УНЭПгос — усиленная неквалифицированная, полученная через электронное правительство;
-
ПЭПгос — простая подпись для обращения за государственно-муниципальными услугами.
Что понимается под электронным кадровым документооборотом
В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме. ЭКДО не распространяется:
- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023. Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ вы вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками. Для ЭКДО потребуется информационная система.
Шаг 2. Утвердить порядок осуществления электронного документооборота
Для перехода на КЭДО понадобится утвердить еще один локальный нормативный акт — порядок осуществления электронного документооборота. Он тоже утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. В данном порядке могут предусматриваться:
-
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
-
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
-
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, которые работодатель решил оформлять в электронном виде, на бумажном носителе;
-
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).