Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НДФЛ с отпускных: когда платить и как рассчитать налог». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для большинства простых сотрудников в Российской Федерации понятие переходящего отпуска незнакомо и не представляет абсолютно никакого интереса. В то же время для работников бухгалтерии или просто лиц, ответственных за ведение бухучета на предприятии, этот вопрос является достаточно актуальным и зачастую сложным.
Примеры перечисления НДФЛ с отпускных в 2022 году
Интересует, что нового в НДФЛ с отпускных в 2022 году, какие изменения? Пример перечисления подоходного налога привёдем на таких данных:
Работник написал заявление на отпуск с 7 июня 2022 года на 28 календарных дней. Получить выплаты отпускник должен не позднее, чем за три календарных дня до отпуска, поэтому платёж бухгалтер провёл 3 июня 2022 года. Уплата НДФЛ в данном случае осуществляется не позднее 30 июня, но более ранняя оплата тоже не будет нарушением.
Немного изменим пример: работник выходит в отпуск с 1 июня 2022 года. В данном случае оплатить отпускные необходимо не позднее 29 мая 2022 года. Как видим, месяц выплаты здесь другой, поэтому перечислить подоходный налог надо успеть не позже 31 мая.
В письме от 15.04.2016 № 14‑1/В‑351 Минтруд России высказался по вопросу НДФЛ с отпускных. Пример расчётов связан с ситуацией, когда на отпускной период приходится праздничный нерабочий день 12 июня. Надо ли учитывать его в общей продолжительности отпуска? Ведомство считает, что праздники, приходящиеся на отпускной период, в число календарных дней отпуска не включаются. Нерабочие праздничные дни должны учитываться при расчёте средней заработной платы.
Отпускные в бухгалтерском и налоговом учете
В нашем случае за январь и февраль 2012 г. При этом стандартные налоговые вычеты на детей будут применены к каждой части отпуска, то есть и за январь, и за февраль.
Стандартная настройка конфигураций «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», «1С: Зарплата и Кадры 7.7», «1С: Управление производственным предприятием 8» предусматривает именно этот вариант отражения доходов в виде отпускных.
Типовой настройкой перечисленных выше конфигураций для отражения сумм отпускных для целей учета НДФЛ предусмотрен код дохода «2012 — Суммы отпускных выплат».
При расчете заработной платы и НДФЛ за февраль программа корректно учтет уже предоставленные при выплате отпускных суммы вычетов за февраль и второй раз их не посчитает.
При таком подходе сумма дохода за дни отпуска января будет отражена в отчетности по НДФЛ за период «Январь», а февраля — за период «Февраль».
Примечание. Момент смены настроек
Не рекомендуется менять настройку не с начала налогового периода. Дело в том, что после установки настройки все документы по оформлению отпуска и расчету НДФЛ за год необходимо пересчитать с начала налогового периода (года). Кроме того, существует риск при перерасчете начислений прошлых налоговых периодов изменить НДФЛ, по которому уже сдана отчетность. Если вы все же решили, что настройки необходимо изменить, советуем обратиться к специалистам.
Таблица сроков уплаты НДФЛ с отпускных в 2019 году
|
Выплата отпускных |
Крайний срок уплаты НДФЛ с отпускных |
|
Январь |
31.01.2019 |
|
Февраль |
28.02.2019 |
|
Март |
01.04.2019 |
|
Апрель |
30.04.2019 |
|
Май |
31.05.2019 |
|
Июнь |
01.07.2019 |
|
Июль |
31.07.2019 |
|
Август |
02.09.2019 |
|
Сентябрь |
01.10.2019 |
|
Октябрь |
31.10.2019 |
|
Ноябрь |
02.12.2019 |
|
Декабрь |
09.01.2020 |
Льготирование в виде вычетов, применяемое при переходящем отпуске
На ПО распространяются стандартные налоговые вычеты на отпускника и его детей (НК РФ, ст. 216). Единственный нюанс состоит в том, что данное льготирование применяется только за один месяц, а не за оба (т.е. даже когда отпуск начинается одним месяцем, а завершается другим). Это значит, что полагающиеся вычеты отпускнику не распределяются между месяцами, а признаются в общепринятом порядке за настоящий месяц. Примечательно, подобное льготирование может использоваться как в отпускных, так и заработной плате.
| Вариант вычета | Условия предоставления льготирования в виде вычета | Основание |
| На своих детей | На каждого несовершеннолетнего ребенка, вплоть до окончания года, в котором ему исполнилось 18;
на обучающихся очно детей до 24-летнего возраста |
НК РФ, ст. 218, п. 1, подп. 4;
письма Минфина № 03-04-05/53291от 22.10.2014 и № 03-04-05/8-1251 от 06.11.2012 |
| На себя | Льгота предоставляется участникам и пострадавшим ЧАЭС, участникам и инвалидам ВОВ, бывшим узникам концлагерей, героям СССР и РФ, инвалидам детства и 1, 2 групп, а также иным категориям лиц, указанным в НК РФ | НК РФ, ст. 218 |
Несколько слов о расчете и выплате отпускных
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления (ст. 139 ТК РФ). При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
Статьей 136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если отпускные выплачены позже срока, работник вправе подать заявление о переносе отпуска на более позднее время. В этом случае отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ).
Если отпуск не переносится, организация должна выплатить работнику компенсацию за каждый день просрочки выплаты отпускных. Компенсация рассчитывается так же, как и при несвоевременной выплате заработной платы в соответствии со ст. 236 ТК РФ. В этой статье сказано, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, осуществления выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в предусмотренный срок заработной платы и (или) других сумм, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется исходя из фактически не выплаченных в срок сумм.
К сведению. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
НДФЛ с «переходящих» отпускных
На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, НДФЛ с отпускных налоговый агент обязан исчислить и удержать при их фактической выплате, а перечислить в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачивались. Такие разъяснения представлены в Письмах ФНС России от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@, Минфина России от 17.01.2017 N 03-04-06/1618.
Кроме того, не стоит забывать, что согласно п. 4 ч. 1 ст. 218 НК РФ при определении размера налоговой базы в соответствии с п. 3 ст. 210 НК РФ налогоплательщик имеет право на получение налогового вычета на ребенка за каждый месяц налогового периода, который распространяется на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, на обеспечении которых находится ребенок. Налоговый вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ (13%)) налоговым агентом, предоставляющим данный вычет, превысил 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 350 000 руб., налоговый вычет, определенный настоящим пунктом, не предоставляется.
Несмотря на то что при «переходящем» отпуске сотрудник фактически получает отпускные за два месяца, стандартные налоговые вычеты необходимо предоставить только за один месяц. В этом случае налоговая база определяется с учетом стандартных налоговых вычетов, причитающихся за месяц выплаты. Стандартные налоговые вычеты за следующий месяц будут учтены налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом с начала года за этот месяц с учетом ограничения, установленного пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 11.05.2012 N 03-04-06/8-134.
НДФЛ при компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работника часто возникает ситуация, когда у него остались дни неиспользованного отпуска. По общему правилу статьи 127 ТК РФ в этом случае работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпускные дни. Другой вариант — предоставить отпуск с последующим увольнением, однако это возможно только по письменному заявлению сотрудника.
Можно ли выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, если работающий не планирует увольняться? Статья 126 Трудового кодекса позволяет заменить отдых деньгами, но только те дни, которые превышают обычную продолжительность в 28 календарных дней. То есть, речь идет не об обычном, а об удлинённом основном или дополнительном отпуске.
Кроме того, есть кадровые категории, которым выдача денежной компенсации без увольнения запрещена законом:
- беременные женщины и несовершеннолетние;
- занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (только в отношении дополнительного оплачиваемого отпуска).
Денежная компенсация признается доходом физического лица и облагается подоходным налогом. Однако, в отличие от отпускных, НДФЛ с этих доходов уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.
6-НДФЛ – это отчет, который состоит из двух разделов. Он заполняется каждый квартал. Принцип включения доходов здесь различный, поэтому нужно внимательно заполнять документ.
Чтобы исключить факт внесения данных по методу «подгонки» сейчас указываются сведения по нарастающей. Первый раздел заполняется всегда, независимо от наличия финансовой деятельности. Он показывает данные по нарастающей.
Во втором разделе бухгалтер должен показать сведения за очередной отчетный период.
В отчете указываются данные о следующих доходах:
- зарплата;
- дивиденды;
- отпускные;
- больничные;
- иные виды доходов.
Также нужно указывать отдельно налог по каждому виду дохода и общие сведения.
Важно. Закон требуется предоставить сотруднику отпускные максимум за три дня до ухода в отпуск.
Когда платить НДФЛ с неиспользованных отпускных
Раньше была распространена практика компенсации неиспользованного отпуска деньгами. Теперь это дело ограничили: можно заменить отпуск деньгами только в части превышения 28 календарных дней. А так работник обязан отгулять свой отпуск полностью.
Есть категории работников, которым запрещена выплата компенсации вместо отпуска:
- несовершеннолетние лица;
- беременные женщины;
- работники опасных, вредных производств или условий труда (в части допотпуска).
Но если сотрудник увольняется, работодатель обязан компенсировать ему неиспользованные дни отпуска. Расчёт производится в день увольнения. Бухгалтер начисляет и удерживает сумму НДФЛ в общем порядке. А вот срок перечисления НДФЛ с неиспользованных отпускных будет другим: следующий рабочий день после выдачи компенсации наличными деньгами или перечисления на карту.
Тут также действует правило переноса платежа, если срок перечисления компенсации приходится на выходной или праздничный день.
Например, водитель Петров П.П. ушёл в отпуск 3 декабря 2021 года на 28 календарных дней. НДФЛ с отпускных был перечислен 30 декабря 2021 года. Не выходя из текущего отпуска, он написал заявление об увольнении с 10 января 2022 года. У него остался неиспользованный отпуск в 7 календарных дней, и ему положена компенсация в 12 000 рублей. 10 января ему перечислили 10440 рублей, а НДФЛ (1 560 рублей) заплатили 11 января 2022 года.
Укажем сроки уплаты НДФЛ с отпускных и иных доходов сотрудника:
| № | Доход | Срок перечисления НДФЛ |
|---|---|---|
| 1 | Заработная плата | Следующий рабочий день после перечисления или вручения |
| 2 | Призы, подарки стоимостью свыше 4000 рублей, выплата дохода в натуральной форме | |
| 3 | Больничные | Последний день месяца в котором были перечислены |
| 4 | Отпускные |
«Отпускной» НДФЛ и вычеты
При выплате отпускных налоговую базу по НДФЛ уменьшают на сумму налоговых вычетов положенных работнику за тот месяц, в котором он идет в отпуск.
Несмотря на то, что в случае с «переходящими» отпускными фактически сотрудник в одном месяце получает зарплату и «отпускные» за два месяца, стандартные вычеты следует предоставлять только за один из них.
Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.
Стандартные налоговые вычеты за следующий месяц будут учтены налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом с начала года за тот месяц с учетом ограничения, установленного пп. 4 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса (350 тыс. руб.). На это указано, в частности, в Письме Минфина России от 11 мая 2012 г. N 03-04-06/8-134.
Таким образом, причитающиеся работнику вычеты, предоставляются в общем порядке за текущий месяц, то есть распределять на вычеты, приходящиеся на сумм отпускных за текущий и следующий месяцы не надо.
Пример
Работнику был предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 25 июня по 8 июля 2019 года включительно.
Работник имеет одного ребенка, в связи с чем ему предоставляется стандартный вычет в размере 1 400 руб.
На момент выплаты отпускных доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.
Аванс по зарплате за отработанное время был выдан работнику в первой половине месяца — 15 июня 20196 года в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживался.
30 июня 2019 года была начислена заработная плата за июнь, за фактически отработанное время, в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня 2019 года).
Отпускные начислены в размере 13 500 руб., в том числе за июнь 2019 года −7 500 руб., за июль 2019 года — 8 000 руб.
При расчете НДФЛ с отпускных был учтен вычет за июнь 2019 года.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1 573 руб. — (13 500 руб. — 1 400 руб.) х 13%.
20 июня 2019 года работник получил отпускные в размере 11 927 руб. (13 500 руб. —1 573 руб.).
На дату начисления заработный платы за июнь, доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.
Поэтому за работником сохраняется право на стандартный вычет. Но так как вычет за июнь был уже применен при выплате отпускных, то с общей суммы заработной платы необходимо удержать НДФЛ в размере 2 925 руб. (22 500 руб. х 13%).
Тогда заработную плату за июнь работник получит в размере 9 575 руб. (22 500 руб.-2 925 руб.-10 000 руб.).
Инструкция по заполнению расчета 6-НДФЛ по переходящим отпускам
Если отпуск начался в одном квартале, а закончился в другом, то расчет по форме 6-НДФЛ заполняется в обычном порядке.
Отпускные по общему правилу включаются в 6-НДФЛ за период, когда они выплачены.
Таким образом, в расчете следует отразить только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). В расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены.
Исключение — если организация выплатила отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). Такие отпускные нужно включить в разд. 1 в периоде их выплаты, а в разд. 2 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде.
Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, то в разд. 1 их нужно включить за этот год, а в разд. 2 — в I квартале следующего года (Письмо ФНС России от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@).
В разд. 1 нужно (ст. 216 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- по строке 020 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- по строке 040 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
- по строке 060 отразить общее количество физлиц, которые получили выплаты, в том числе отпускные;
- по строке 070 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.
В разд. 2 нужно отразить (п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
по строкам 100 и 110 в качестве даты фактического получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты отпускных (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ);
- по строке 120 — последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если такой день попадает на выходной, то сроком перечисления налога будет рабочий день, следующий за последним днем месяца, в котором выплачены отпускные (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);
- по строке 130 — сумму выплаченных отпускных без вычитания суммы удержанного НДФЛ;
по строке 140 — сумму удержанного с отпускных НДФЛ.
Сроки удержания и перечисления НДФЛ с сумм отпускных
Работодатель обязан удержать НДФЛ с суммы отпускных в момент ее выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), а перечислить сумму удержанного налога в следующие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- при выдаче отпускных наличными деньгами из кассы организации за счет средств, снятых с расчетного счета в банке специально для выплаты отпускных, — не позднее дня получения наличных денег в банке;
- выдаче отпускных наличными деньгами из кассы организации за счет средств, имеющихся в кассе (из выручки), — не позднее дня, следующего за днем получения работником отпускных;
- перечислении отпускных с расчетного счета организации на счет работника в банке либо по его поручению на банковские счета третьих лиц — не позднее дня перечисления денег со счета организации.
Если не распределять НДФЛ по месяцам переходящего отпуска. Вариант «отпускные — не оплата труда»
Конфигурации «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», «1С: Зарплата и Кадры 7.7», «1С: Управление производственным предприятием 8» можно настроить так, чтобы суммы отпускных были отнесены к доходам сотрудника полностью в месяце выплаты.
Код дохода по НДФЛ для отражения отпускных — «2012 — Суммы отпускных выплат».
Чтобы изменить порядок отражения этих сумм в случае переходящих отпусков, нужно совершить всего два действия.
Первое действие — создать новый код дохода по НДФЛ, скопировав предопределенный код 2012 (старый и новый коды будут отличаться значком — у предопределенных элементов есть желтый кружок) (см. рис. 1 на с. 54).
Рис. 1
Второе действие — созданный код указать в видах начислений по отпускам (включая дополнительные) на закладке «Налоги», выбрав вместо предопределенного кода 2012 (см. рис. 2 ниже).
Рис. 2
При такой настройке сумма отпускных за февраль будет отражена в отчетности за январь и вычеты за февраль не будут применены.