Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Контроль сроков исполнения документов и поручений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
- запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
С чего начинается отсчет срока исполнения?
Статья 191 «Начало срока, определенного периодом времени» Гражданского кодекса РФ
Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:
Статья 14 «Исчисление сроков» Трудового кодекса РФ
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
Нормативно-правовое регулирование
Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.
На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе.
Контроль исполнения документов предполагает систематический мониторинг действий сотрудников, осуществляемый силами подразделения ДОУ.
В ГОСТе выделяют два самостоятельных вида контроля:
- Действий. Он предполагает проверку действий исполнителя, получившего поручение руководства на обработку документа. Условиями для возникновения такого контроля являются регистрация документа в журналах подразделения делопроизводства, оформление официального поручения, выполнение которого ограничено временными рамками.
- Местонахождения. Он применяется, когда документ покидает подразделение делопроизводства и оказывается у сотрудников, руководства, контрагента или государственной организации, например, подлинник свидетельства о собственности отдается для регистрации сделки. В этом случае все перемещения документа должны отслеживаться и фиксироваться в журналах или при помощи расписок с указанием участников и времени передач.
Организации традиционно совмещают оба вида контроля, отдавая приоритет контролю действий, как более важному с точки зрения бизнес-процессов. Тратить человеческие и временные ресурсы на отслеживание пути каждого бумажного документа бывает нецелесообразно, в большинстве случаев они движутся по компании без отражения пути их передвижения в бумажных регистрах. При внедрении системы электронного документооборота задача по контролю местонахождения упрощается, электронные версии писем и договоров в установленные сроки оказываются в компьютере исполнителя, в то время как их бумажные оригиналы не покидают подразделения делопроизводства или архива.
Результаты правильно построенной системы контроля исполнения документов выражаются в двух позитивных вариантах:
- повышается исполнительская дисциплина, сокращаются сроки и улучшается качество исполнения поручений;
- собирается статистическая информация, позволяющая оценить работу подразделений и исполнителей, выявить проблемные участки в работе.
На основании работы подразделения ДОУ по анализу информации определяются некоторые ключевые показатели эффективности, используемые в системах мотивации. ДОУ в свою очередь на основе анализа вносит предложения об изменении в процедурах движения документов.
Раздел IV. Сроки исполнения документов и поручений (п.п. 20-26)
Раздел IV
Сроки исполнения документов и поручений
20. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
7) иные сроки, предусмотренные пунктами 22-24 настоящего Порядка.
21. Срок исполнения документа или поручения указывается в тексте документа или поручения, в протоколах заседаний.
22. Если регистрация документа или поручения осуществляется в день или после истечения срока его исполнения, то такой документ или поручение подлежит исполнению не позднее трех календарных дней со дня регистрации.
23. Если истечение срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, днем окончания такого срока считается последний рабочий день перед указанным нерабочим днем.
24. Установленные сроки исполнения документов или поручений могут быть продлены только должностным лицом, установившим такой срок, или лицом, исполняющим его должностные обязанности.
25. При невозможности исполнить документ или поручение, предусмотренные в подпунктах 9, 10, 12 пункта 4 настоящего Порядка, в установленный срок ответственный исполнитель не позднее двух календарных дней до окончания такого срока представляет мотивированное предложение о продлении срока исполнения.
26. Сроки исполнения документов и поручений с пометкой «срочно», «оперативно» не продлеваются.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
С чего начинается отсчет срока исполнения?
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
Нормативно-правовое регулирование
Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.
На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям.
Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:
- постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
- проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
- промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
- окончательная проверка исполнения;
- снятие документа с контроля;
- определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
- сбор и анализ статистики;
- информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.
Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:
- на бумажном носителе информации проставляется отметка;
- в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
- в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.
Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия. Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.
При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.
В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту.
Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:
- для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
- для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
- для заданий текущего месяца – раз в десять дней.
По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.
Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.
Что подразумевает срок исполнения документа
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.
К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Существуют индивидуальные и . Последние определяются законодательством. К ним, в частности, относят сроки выполнения поручений Правительства, руководителей исполнительных федеральных структур, парламентских запросов, гражданских обращений, постановлений/решений органов управления коммерческих организаций и так далее.
Индивидуальные сроки исполнения документов определяются, как правило, непосредственно в их текстах или в резолюции. Такого рода указания присутствуют, в частности, в нормативных и распорядительных бумагах, статистических и других отчетах.
Сроки исполнения документов могут определяться руководителем устно.
На практике достаточно часто возникают ситуации, когда по объективным причинам исполнить документ в срок невозможно. В этой связи на предприятии должен быть утвержден порядок изменения периода выполнения тех или иных актов. Следует отметить, что применять правила нужно по возможности только в исключительных случаях.
Решение об изменении срока исполнения документа может приниматься только тем сотрудником, который его установил первоначально. Существующие сегодня правила делопроизводства не определяют минимальные и максимальные пределы переноса. Поэтому руководству предприятия необходимо самостоятельно их установить исходя из требований разумности и обоснованности.
По общим правилам, принятым в практике, увеличение периода допускается не более чем на 3 дня. При этом инициатива должна исходить от служащего, которому было поручено выполнение задания. Ему следует обосновать и согласовать изменение установленного срока исполнения документа с руководством.
Существуют индивидуальные и . Последние определяются законодательством. К ним, в частности, относят сроки выполнения поручений Правительства, руководителей исполнительных федеральных структур, парламентских запросов, гражданских обращений, постановлений/решений органов управления коммерческих организаций и так далее.
Индивидуальные сроки исполнения документов определяются, как правило, непосредственно в их текстах или в резолюции. Такого рода указания присутствуют, в частности, в нормативных и распорядительных бумагах, статистических и других отчетах.
Сроки исполнения документов могут определяться руководителем устно.
Автоматизированная система мониторинга
В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.
При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.
Для обеспечения текущего контроля ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.
При наличии каких оснований оканчивается исполнительное производство?
Окончание исполнительного производства (ИП) — это регламентированная законом процедура: просто так прекратить ИП нельзя, даже если должник исполнил все свои обязательства. Для того чтобы производство могло считаться оконченным, пристав должен оформить специальное постановление и совершить некоторые другие процессуальные действия. Но прежде чем разобраться, как происходит окончание исполнительного производства, нужно выяснить, когда оно может быть окончено. К числу оснований закон относит:
- выполнение должником требований, которые содержались в исполнительном документе (ИД);
- возвращение исполнительного документа судебному органу или взыскателю (по требованию взыскателя или судебного органа, а также по ряду других причин);
- истечение срока, предусмотренного для исполнения документа;
- банкротство должника;
- ликвидацию компании, которая выступает в качестве должника.
Сроки исполнения документов
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.
Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.
Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:
1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.
2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный срок исполнения поручения.
3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.
4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение тридцати дней.
5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:
а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – срок их рассмотрения и исполнения – десять дней;
б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение – в двадцатидневный срок и т.д.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента (даты) их поступления.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) – это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.