Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пациенту электронный больничный, в отличие от бумажного, на руки не выдают. Вместо этого ему вручают талон, распечатанный на обычной бумаге. Форма талона законодательно не закреплена, но его назначение — снабдить пациента и его работодателя достаточным набором сведений, с помощью которых электронный больничный можно отыскать в базе ФСС.
Оплата электронного больничного листа: как рассчитывается выплата
Помимо того, что нужно понимать, как оплачивается больничный лист, нужно также знать, как оплатить электронный больничный, какие формулы использовать? Напомним, как электронный больничный лист, так и бумажный, оплачиваются абсолютно одинаково.
Выплаты по больничным зависят от размера МРОТ, установленного в стране. Минимальная стоимость дня по больничному начинается от этой суммы.
Для тех работников, у кого официальный общий трудовой стаж более восьми лет, оплачивается больничный лист по стандартной формуле: средний заработок работника Х 24 месяца / 730 дней = стоимость одного дня заработка. Получается, что выплата производится как за отработанный день, то есть в 100-процентном размере.
Для подсчёта общей суммы выплаты достаточно умножить полученный среднедневной доход на количество дней, указанных в больничном.
Если трудовой стаж работника менее восьми лет, то в расчёте выплат по электронному больничному помогут специальные коэффициенты.
При стаже до шести месяцев стоимость одного дня больничного будет рассчитываться от размера установленного на год МРОТ.
При стаже от шести месяцев до пяти лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 60 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
При стаже от пяти до восьми лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 80 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
Что важно: если больничный выдан работнику в связи с профессиональным заболеванием, производственной травмой или в связи с беременностью и родами, то вышеуказанные коэффициенты не применяются. Оплачивается больничный в таких ситуациях в 100-процентном размере.
Средний заработок считается за два года, что предшествовали получению сотрудником больничного.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Как работает система электронных больничных листов
Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.
Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.
База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:
- ФИО, место и год рождения;
- занятость;
- группа крови и резус-фактор;
- врожденные и хронические заболевания;
- сведения об аллергических реакциях.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
* * *
В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Можно ли получить электронный больничный безработному?
Правилами информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 (далее – Правила), определены участники информационного взаимодействия, к которым относятся страховщик (Фонд), страхователи, медицинские организации и федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы.
Органы службы занятости населения в отношении безработных граждан не выступают страхователями, тем самым к участникам информационного взаимодействия в соответствии с Правилами не относятся.
Таким образом, для указанной категории граждан выдается листок нетрудоспособности на бумажном носителе, оформленный в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
При наличии сформированного (с письменного согласия) безработному гражданину электронного листка нетрудоспособности, медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности на бумажном носителе для предъявления в органы службы занятости населения.
Бумажный больничный – как проверить подлинность?
К сожалению, не все организации зарегистрированы в электронной системе ФСС. И это грозит лишними сложностями для бухгалтера – придется обрабатывать бумажные больничные, которые, недобросовестные сотрудники могут и подделать.
Как проверить бумажный больничный:
- Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
- Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
- Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
- Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
- Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатанны, без различий в контрастности и цвете.
- Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.
Действия работодателя
Как правило, если документооборот организации основан на онлайн-обмене, оформление электронного листа нетрудоспособности происходит за десять — пятнадцать минут. В такой временной промежуток можно не только сформировать документ, но и рассчитать выплату и заполнить все необходимые данные.
Первый шаг: назначенный ответственный за ведение листов нетрудоспособности сотрудник, регистрирует в информационной системе конкретное юридическое лицо. Часть системы открыта только для работодателя, именно с целью заполнения своей части виртуального документа. Детальная инструкция по регистрации есть на сайте ФСС.
Далее алгоритм действий такой:
- работник принёс сгенерированный системой номер электронного больничного;
- бухгалтер входит под своим кодом в систему и видит все данные для заполнения;
- оценивается информация, внесённая врачом — статус заболевшего сотрудника, время необходимое для выздоровления и другое;
- проводится подсчёт данных для выплат по первым дням листа нетрудоспособности.
Посмотрим, как проходит процесс получения электронного больничного на практике.
1. Врач получает письменное согласие работника на обработку персональных данных и выдачу электронного больничного листа, заполняет данные. Когда листок готов, врач сообщает сотруднику номер больничного листа и выдает талон.
2. Сотрудник должен назвать номер больничного работодателю. Если он вдруг потерял талон – ох уж эти работники и их собаки! –, то может узнать номер в личном кабинете на сайте госуслуг. Короче, не отвертится.
3. Работодатель ищет больничный по номеру и СНИЛС сотрудника, заполняет свою часть листка нетрудоспособности и отправляет его на проверку в ФСС.
4. ФСС проверяет больничный, выставляет ему статус. Далее осуществляется выплата пособия.
Как видите, все предельно просто и без плясок с бубном.
Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности
Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.
Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность. Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.
Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.
Какой порядок выдачи электронного больничного
Больничный может быть выписан только в каком-то одном виде — либо в бумажном, либо в электронном. Электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия работника (ч. 3.2 ст. 59 Закона об охране здоровья, п. 1 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
В качестве продолжения электронного больничного допускается выписать листок нетрудоспособности в бумажном виде и, наоборот, сформировать электронный больничный как продолжение листка нетрудоспособности на бумажном носителе (п. 14 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
Электронная форма больничного не позволит работникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.
Кроме того, система электронных больничных исключает представление работниками поддельных документов. Дело в том, что ФСС РФ проверяет подлинность электронных больничных. Работодатель, запрашивая больничный у фонда, получает для оплаты проверенный документ (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).
Рекомендуем предупредить работников о готовности организации принимать электронные больничные. Если работник представит электронный больничный работодателю, у которого нет технической возможности его принять, это послужит основанием для замены на бумажный вариант (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)», Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах» (п. 3 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного).
Электронный больничный лист: плюсы и минусы
Как уже говорилось, после введения в оборот электронного больничного листа традиционный бумажный лист не будет изъят из обращения. Данную форму продолжат использовать, например, в связи с недостаточным техническим оснащением на местах или по иным причинам. Однако она точно будет признана устаревшей.
Поскольку переход к виртуальному виду документооборота является сегодня очень популярной темой, давайте обсудим его достоинства и недостатки.
Достоинства:
- В идеале так пациенту удобнее получить больничный: он может не приходить в лечебное заведение, не стоять в очереди, а, позвонив врачу, просто сообщить, что выходит на работу.
- Серьезное сокращение временных затрат и больного, и врача. Медработнику больше не нужно тратить время на заполнение бумаг, освободившееся время он может полностью уделить пациенту.
- Не нужно беспокоиться о сохранности бланка. Получается, пациент избавлен от хранения бумажных листов, которые ни в коем случае нельзя потерять, испачкать или сложить.
- Компании-работодателю не нужно архивировать бумажные бланки больничных листов, теперь все данные приходят в электронном виде и легко поддаются обработке.
- Использование электронных больничных листов дает возможность искоренить злоупотребления при оформлении таких документов. Хотя для некоторых данный аргумент скорее «против», чем «за».
- Единая электронная база избавляет медиков и пациентов от повторного введения данных о владельце больничного листа.
- Работодатели потеряют возможность задерживать оплату больничного. Законом устанавливаются жесткий временной период, в течение которого компания обязана выплатить компенсацию по электронному больничному листу. А в Фонде социального страхования легко проверить соблюдение норм.
- Проверить расчет по выплате можно посредством программного калькулятора.
Недостатки:
- Врачебному составу поликлиник приходится учиться работать в новых компьютерных программах. Для людей в возрасте это непросто, поэтому им грозит отстранение. Кроме того, пожилые врачи могут допустить ошибки при оформлении электронного больничного листа.
- Возможны неполадки, сбой техники, никто не отменял так называемый человеческий фактор.
- Необходимо реорганизовать ряд ведомственных учреждений, структур, которые отвечают за работу с новыми больничными. А это дорого и потребует много времени.
Каковы действия работодателя при получении электронного больничного листа работника
Представим, что работодателю больничный лист передали до 1 июля 2017 года, тогда он должен рассчитать и выдать необходимую компенсацию. Если же регион вошел в пилотный проект по выплате пособий напрямую из Фонда социального страхования, то работодатель передает необходимые документы в подразделение фонда. Другими словами, работодателю придется потратить время на больничные листы.
Имея на руках такой лист, работодатель вносит необходимые данные в раздел «Заполняется работодателем». Вся информация вносится печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной либо перьевой ручкой с чернилами черного цвета или посредством печатающих устройств. Подчеркнем, заполнять этот блок шариковой ручкой запрещено. Также нельзя выходить за границы ячеек.
ФСС России сохраняет за собой право не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ) расходы на пособия, выплаченные по больничному листу, в котором были допущены ошибки. И, безусловно, сложности возникнут, если выяснится, что в бухгалтерию либо отдел кадров был подан поддельный больничный лист.
Согласно ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские учреждения по всей стране имеют право (обязаны!) выдавать именно электронные больничные листы. Как это будет происходить?
Какие законы регулируют выдачу и ведение электронных листков нетрудоспособности
ЭЛН равнозначны обычным больничным. С 1 июня 2017 года пациенты вправе выбирать, в каком виде будет оформлен листок нетрудоспособности — в бумажном или электронном. В них вносят одну и ту же информацию в соответствии с Приказом Минздрава РФ 347н от 26 апреля 2011 года.
Форма, порядок оформления и прочие инструкции по заполнению и выдаче электронных больничных официально закреплены Федеральным законом № 86 от 1 мая 2017 года. После утверждения ФЗ внесли изменения в ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года, ст. 59 и 78 ФЗ № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 года.
Особенности взаимодействия между медицинскими учреждениями, ФСС и работодателями регулирует Постановление Правительства РФ № 1567 от 16 декабря 2017 года. Правила заполнения и выдачи больничного, случаи его оформления отражены в Приказе Минздрава РФ № 624н от 29 июня 2011 года.
Что получат работодатели от введения электронных больничных
В общем, дивиденды неплохие. Начнем с того, что заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.
Во-вторых, бухгалтерам самим не придется руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.
Об ошибочной переплате или недоплате пособия, исправлениях и изменениях информации в больничных можно уже не вспоминать. Понятно уже, что эта работа – нелегкий участок бухгалтерского труда, а перевод больничных в электронный формат его значительно облегчит. Не зря же пилотный проект ФСС в нескольких регионах, где новая система по обмену сведениями для выдачи ЭЛН проходила «обкатку», признан успешным.
Электронный больничный документ медицинское учреждение открывает по следующей схеме:
- Работник, посетив кабинет врача, сообщает ему о желании взять электронный листок нетрудоспособности (кратко – ЭЛН). При этом он:
- сообщает доктору об участии работодателя-страхователя в информационном обмене сведениями, необходимыми для формирования «цифровых» больничных;
- заполняет и подписывает заявление о согласии на выдачу документа в электронной форме;
- предъявляет СНИЛС или сообщает его номер.
- Врач отправляет онлайн-запрос в информационную систему («Соцстрах») о присвоении документу номера. Получив его, медработник при помощи специально разработанного программного обеспечения производит заполнение ЭЛН. Номер больничного сообщают застрахованному лицу (пациенту).
- Завершив действия по оформлению электронного больничного, доктор удостоверяет его цифровой личной подписью.
- Сформированный документ по сети медицинское учреждение заверяет собственной подписью и направляет в «Соцстрах».
Если болезнь сотрудника затянулась, и понадобилось продление листка нетрудоспособности, он, по мере необходимости, дополняется новыми записями. После закрытия больничного, в ЭЛН вносится соответствующая запись, документ заверяется цифровой подписью доктора и клиники, а затем отправляется в «Соцстрах».
Данная услуга оказывается пациентам лечебных организаций бесплатно. Вся информация передается по специальным защищенным каналам, которые считаются недоступными для чужого взора или коррекции данных со стороны постороннего лица.