Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый аудит: польза, виды, процедура». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

Обязательный — для проверки финотчетности или в случаях, установленных федеральными законами. Распространяется на торговцев ценными бумагами, фонды, имеющие статус международных, и другие предприятия, установленные статьей 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008г. «Об аудиторской деятельности». Срок проведения — один раз в 1-5 лет. Аудирование проводит специализированная компания, выигравшая открытый конкурс.

Внешний — с привлечением сторонних специалистов. Основание — решение собственников, инвесторов, предстоящая проверка инспекции по труду. Преимущество — независимая экспертиза, качественный аудит кадрового делопроизводства, профессиональные консультации в сфере налогообложения, управления персоналом.

Внутренний — самостоятельная проверка силами отдельно взятого предприятия по решению руководства, собственников. Цель аудирования — контроль работы персонала, оценка реального состояния дел, защита интересов компании и ее владельцев.

Высокая частота проверок способствует оптимизации рабочего процесса, сведению к минимуму ошибок и рисков. Руководитель лучше понимает, как работает его кадровая служба, может оценить уровень компетентности сотрудников, реальное состояние делопроизводства.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Что проверяют в ходе кадрового аудита?

1) Алгоритмы кадрового документооборота, условия хранения, правильность архивирования документации.
2) Документальное оформление приема и увольнения сотрудников: заявления работников, трудовые книжки, трудовые договора, кадровые приказы (о приеме, об увольнении и др.)
3) Наличие и корректность составления документов по учету кадров: приказы (по личному составу, перевод, отпуска, командировки и проч.), штатное расписание, графики отпусков, табели учета рабочего времени, личные карточки работников, должностные инструкции, книги и журналы, и другие документы;
4) Наличие локальных нормативных актов работодателя, а также порядок ознакомления сотрудников с ними: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда и другие.

Когда обращаются за услугами кадрового аудита

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

• Оптимизация порядка управления коллективом организации
• Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
• Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
• Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
• Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
• Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
• Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
• Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
• Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
• Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
• Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
• Установление комфортного рабочего микроклимата
• Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
• Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
• Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
• Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
• Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

• Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
• Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
• Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

Аудит включает в себя систематизированное исследование организационных приемов и способов достижения целей, политики, правовых требований к компании и/или профессиональных стандартов. Эффективный аудит указывает на разницу между тем, «что есть» и тем, что «должно быть» или «могло быть». Посредством сведения на нет или уменьшения этой разницы организация может увеличить соответствие правовым нормам, обеспечить согласованность с установленными профессиональными стандартами и/или способствовать процессу улучшения качества своей работы.

В финансовом и бухгалтерском секторе аудит является рутинной операцией. Зачастую проводится финансовый аудит, результаты которого предоставляются высшему руководству и кабинету директоров. Как правило, аудит включает в себя обзор финансовой политики и практик компании в сравнении с установленными стандартами бухучета и рекомендованными приемами. Годовые отчеты госучреждений содержат заключение независимой сертифицированной аудиторской фирмы, подтверждающее, что финансовая отчетность является достоверной и соответствует в целом общепринятым практикам и стандартам.

В области человеческих ресурсов аудит не является рутинной операцией. Не существует особых законов и порядков, требующих от работодателей нанимать независимого аудитора для проведения учета политики и деятельности компании. Для работодателей общепринято в этих вопросах полагаться на своих юристов. Более крупные и авторитетные организации, тем не менее, разработали руководства внутренней оценки и системы независимых исследований.

Часто бывает, что при запуске аудита не совсем понятны его причины и не до конца оговорены его «критерии успеха», помогающие определить те факторы, которые будут использоваться для оценки условных преимуществ аудита, как то: его полезность для улучшения личной и командной работы. Поскольку аудит может иметь множество задач, цели и связанные с ними критерии успеха должны быть четко определены и обсуждены заранее.

Вот некоторые примеры конкретных задач аудита:

• Рассмотреть соответствие установленным предписаниям и/или политике компании.
• Исследовать наилучшие способы удовлетворения нужд или потребностей соответствующих пользователей или клиентуры – управления, сотрудников или сообщества.
• Рационализировать рабочие процессы, необходимые для функционирования компании, такие как найм сотрудников, выплата зарплат, обучение, бонусы и т.д.
• Установить «систему раннего предупреждения» в целях выявления проблем или определить разногласия перед тем, как они станут критичными.
• Измерить непрерывное улучшение путем проведения опроса: улучшились или ухудшились ли дела в результате функционального нововведения.

Важными составляющими успеха являются:

• Четкие задачи, установленные заранее.
• Соответствующие ресурсы, а именно: навыки персонала, бюджет, инструменты и материалы, необходимые для планирования и проведения аудита.

Независимо от выбранного вектора аудита, на соответствие или непрерывное совершенствование, перед аудитором настоятельно рекомендуется ставить максимально конкретные задачи, а по окончанию аудита проводить анализ предоставленных в отчете пожеланий. Какими бы незначительными эти рекомендации ни казались, они могут значительно улучшить климат внутри организации и позитивно повлиять на многие стороны деятельности компании.

Несмотря на то, что кадровый аудит не является нормой для большинства компаний, его значимость трудно переоценить. Он позволяет пересмотреть стратегию организации, улучшить деятельность отдела кадров и, в конечном итоге, повысить производительность и прибыль компании. Задумайтесь над проведением аудита, – возможно, это именно то, что будет способствовать успеху вашей компании.

Аудит и контроллинг персонала на предприятии

Главная − Информация − Публикации − Статьи − Аудит и контроллинг персонала на предприятии

Для успешной и эффективной деятельности предприятия необходима слаженная и грамотная работа всего персонала. Оценить кадровый потенциал предприятия позволяет аудит и контроллинг персонала.

Аудит и контроллинг персонала представляет собой комплекс мер направленный на консультационную поддержку, аналитическую оценку и независимую экспертизу кадрового потенциала предприятия.

Основной и, пожалуй, самой главной целью аудита персонала является оценка эффективности деятельности персонала предприятия, уровня его производительности, как одного из самых важных факторов влияющих на прибыльность.

Аудит персонала позволяет решить ряд серьезных задач, к которым относятся:

• определение соответствия кадрового потенциала компании ее основным целям стратегии развития;
• Проверка соответствия деятельности персонала и системы управления принятой нормативно-правовой базе;
• Определение эффективности работы руководства связанной с решением задач стоящих перед персоналом;
• Установление причин возникающих социальных и психологических проблем и разработка способов их решения.

Аудит персонала и контроллинг является одним из важных способов наблюдения и инструментом управления, который позволяет решить любую проблему, возникающую в сфере трудовых отношений. Аудит и контроллинг персонала организации производится с соблюдением базовых принципов, таких как профессионализм, честность, независимость, объективность и соблюдение международного права.

Этапы аудиторской проверки

Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:

1. Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
2. Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
3. Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
4. Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
5. Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.

После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:

• описание оснований для проведения проверки;
• перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
• информацию о заказчиках и исполнителях;
• методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
• сроки проведения;
• описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
• краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

• трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Похожие записи:

• Как продать квартиру быстро и без посредников. Пошаговая инструкция
• Поддержка государства при покупке автомобиля в 2024 году
• Может ли любовница подать на алименты алименты вне брака