Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес-процесс заключения договора с физическим лицом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
-
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
-
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
-
Согласуйте условия с контрагентом.
Инструкция при подписании договора
Рассмотрим наиболее важные моменты, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом:
- Внимательно сверьте реквизиты партнёра.
Если договор заключается с физлицом одних паспортных данных мало, следует писать место и дату рождения, (их нельзя изменить, как меняют фамилию). Если не указать место и дату рождения, есть риск, что суд откажется выдать исполнительный лист, что помешает взыскать задолженность.
В реквизитах юрлица необходимо правильно указать адрес, ОГРН и ИНН. Исполнителю договора придётся вести переписку с этим партнёром, и эта корреспонденция должна быть направлена на верный юридический адрес.
- Проверьте полномочия лица, которое подписывает договор, оно не должно быть дисквалифицировано, а компания имеет необходимые разрешения, допуски, лицензии и т.д.
Такую проверку нужно провести до подписания договора. Рекомендуем использовать опыт отдельных банков и сделать видеозапись подписания документа, чтобы стало невозможно в дальнейшем оспорить подпись.
- Не забудьте о парафировании договоров, это даст защиту от несанкционированных изменений.
Возможный вариант – печать с названием фирмы, поставленная на всех страницах. Подмена страниц станет невозможной, а ставить подпись на всех страницах не потребуется.
Нужно указать в бизнес-процессе, что документ парафируется только тогда, когда согласован всеми лицами.
Так руководителю не придётся, получив договор, сверять названия всех страниц и уточнять, все согласования получены, достаточно найти печать.
- Составьте чек-лист выполнения заявленных в договоре работ.
- Направляйте партнёру юридически важные документы Почтой России обязательно только с описью вложения.
Если Вы добавите в договор пункт об передаче документов электронной почтой, суд сочтёт это юридически значимым.
Опись вложения послужит доказательством наличия в конверте конкретных бумаг, так что контрагент лишится возможности утверждать, что письмо не пришло или что в нём были чистые листы.
- Стремитесь добиваться от партнёра подписания формы документа, которая Вам наиболее выгодна.
ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.
Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
Российское законодательство дает нам «зеленый свет» для выбора формы оформления договоренностей. Это прямо предусмотрено в статье 434 ГК РФ, в которой установлено, что стороны могут заключить договор в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Да и Пленум Верховного Суда (в своем Постановлении от 25.12.2018 N 49 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора») разъясняет, что договор не считается незаключенным, если не были соблюдены требования к форме. Но такой подход никак не защитит бизнес, если другая сторона исполняет условия недобросовестно и использует лазейки для уклонения от исполнения обязательств в полном объеме.
Поэтому недостаточно просто заключить договор, необходимо конкретизировать и детализировать условия исполнения обязательств. Речь не только об описании существенных условий, чего требует ГК РФ и специальные нормы.
Качество промежуточных результатов: претензии к «пуговицам»
Аналогично происходит оценка качества промежуточных результатов. Она проводится методично, по каждой процедуре и критериями оптимальности являются удобство исполнителя следующей процедуры и того, кто является менеджером процесса.
Бизнес-процесс должен быть описан так, чтобы пользователь следующей процедуры должен получать результат в виде и форме наиболее удобном для работы (по возможности). Например, когда юрист может не читать каждое слово в типовом договоре? В двух случаях: если типовой договор является ксерокопией, и вся специфическая информация вписана от руки, или если менеджер пользуется файлом, закрытым для редактирования, кроме ввода данных в специальные поля. Если же исполнитель пользуется обычным документом в формате Microsoft Word – читать надо внимательно и аккуратно, кто его знает, что он ещё поменял в исходном выверенном тексте.
Менеджер процесса, в данном случае начальник отдела продаж, должен своевременно получать информацию о состоянии договора. В какой процедуре он находится, нет ли отклонений по срокам, не возникли ли проблемы, переводящие договор в состояние “нестандартный”.
Краткое описание бизнес-процесса
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
-
Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
-
Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
-
Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
-
Моделировать
-
Оптимизировать
-
Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование необходимо, чтобы представить бизнес-процесс в таком виде, который максимально точно и полно опишет его с учетом поставленной задачи.
На практике применяют различные подходы к моделированию, что позволяет выделить три основных вида:
-
Структурное моделирование – применяется для исследования текущих и разработки новых систем. Здесь есть три подвида:
- функциональное – бизнес-процесс показан как последовательность действий, использующих конкретные ресурсы, от входа к выходу;
- имитационное (второе название – моделирование поведения) – схема строится с учетом временных интервалов, показывает, что происходит под воздействием внутренних и внешних условий;
- информационное – демонстрирует связи между объектами и их свойства.
- Объектно-ориентированное моделирование – процессы представлены в виде набора объектов с событиями и условиями, детализация отсутствует. Говоря об объекте, подразумевают любой предмет, преобразуемый по ходу выполнения процесса.
- Интегрированное моделирование – включает модели разных видов и позволяет создать схему, которая представит комплексно объект моделирования.
Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс
Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!
В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь — это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЦЕПОЧКА СОЗДАНИЯ СТОИМОСТИ
Истоки понятия «бизнес-процесс» лежат в работах Майкла Портера (1980г.). Цепочка создания стоимости Портера — почти полный аналог бизнес-процесса. Портер ввел понятие цепочки стоимости для выявления источников конкурентных преимуществ и понимания, какими действиями компания создает добавочную стоимость.
В процессе продажи также создаётся добавочная стоимость: конечная стоимость услуги или поставленного клиенту товара содержит стоимость каждого действия продавца.
Бизнес-процессы бывают основными и вспомогательными. Основной процесс отвечает непосредственно за генерацию прибыли. Вспомогательный — отвечает за поддержку основного процесса.
Бизнес-процесс продажи является основным, потому что он отвечает за получение прибыли в компании. Поэтому эффективное управление процессом продажи является важнейшим в управлении бизнесом.
Если вы планируете внедрить новый инструмент для увеличения продаж, сначала опишите бизнес-процесс продажи, и только после этого приступайте к внедрению изменений.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ
Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.
Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?
- Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
- Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
- Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
- Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
- Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.
Сложности и проблемы договорной работы
- Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
- Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.
- Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
- Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.
- Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
- Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.
- Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.
Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом
При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.
- Предмет договора
Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.
- Порядок оплаты
Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.
В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.
Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.
- Порядок подписания закрывающих документов
Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.
Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.
- Момент перехода права собственности на товар
Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.
Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.
- Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара
Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.
- Срок действия договора
Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.
- Условие о зачете требований
Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору
Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.
Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.
Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Условие о претензионном порядке
Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.
- Договорную подсудность
- Иные существенные условия при заключении договора
Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.
Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.
Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.
Что такое бизнес-процесс
Согласно экономико-математическому словарю, термин “бизнес-процесс” означает совокупность действий, направленных на осуществление деловых операций компании (производство и реализация продукции) в каждом направлении бизнеса.
Если упростить, то бизнес-процесс — это последовательность операций, связанных с производством и реализацией услуг. Цель бизнес-процесса — создать ценность для конечного потребителя.
Бизнес-процесс не обязательно должен напрямую приносить прибыль компании. Внутренние процессы, такие как: прием новых сотрудников, увольнения, согласование отпусков и т.д., тоже являются бизнес-процессами, так как имеют четкую последовательность действий и конечную цель.
У любого бизнес-процесса кроме цели есть тот, для кого создается ценность, то есть потребитель. Можно выделить 2 типа потребителей: внешний и внутренний. Внешний потребитель — это клиент компании, которому оказывается услуга. В качестве примера такого бизнес-процесса можно привести заключение договора, конечная цель которого — согласовать все условия и заключить договор. Потребителем является клиент. После заключения договора этот бизнес-процесс завершен, так как цель достигнута, и начинается следующий, конечная цель которого — оказать клиенту услугу.
Внутренним потребителем можно считать любого сотрудника или отдел. Например, при закупке материалов для печати в типографии потребителем будет производственный цех.
Достижение поставленной цели и объем ресурсов, затраченных в процессе, показывают, насколько эффективно и правильно построен бизнес-процесс. Если цель достигнута, но для этого понадобилось слишком много ресурсов, или клиент остался недоволен результатом, бизнес-процесс нужно доработать.
Ведение договорной работы в сервисе «Мое дело»
К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
В договоре определяются условия ведения расчетов по договору: валюта, порядок расчетов, порядок оплаты. Предусмотрены различные варианты расчетов по договору: в целом по договору и с детализацией по заказам или накладным. Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Роль финансового директора компании в договорном процессе
Участие финансового директора компании в договорном процессе весьма значимо. Как человек, в чьих руках находятся все ее финансовые потоки, он должен прогнозировать, как отразится заключение того или иного договора на состоянии и движении денежных средств компании. Эта задача гораздо сложнее, чем просто внести данные о выплатах в платежный календарь. Ему необходимо оценить все финансовые риски, которые могут возникнуть после заключения контракта.
Следовательно, финансовый директор должен участвовать в процессе согласования договоров компании. В частности, он может предложить такую схему сделки, при которой на совершенно законных основаниях налоговые платежи могут быть уменьшены.
При расчетах с контрагентами по договору могут применяться различные способы оплаты — не только безналичные платежи, но и расчеты векселями, и т.д. Выбор инструментов расчета тоже находится в ведении финансового директора.
Однако не всегда финансовому директору целесообразно вносить изменения в договор на стадии его согласования. Если сделка типовая, шаблон договора был подготовлен самой компанией и никак не изменялся, то ему достаточно своевременно получить сведения о планируемых платежах или поступлениях. В этом случае согласование контракта с финансовым директором носит лишь уведомительный характер, что способно упростить и ускорить договорный процесс.