Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата компенсации за использование личного автомобиля: инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Амортизация — это процесс периодического переноса начальной стоимости основного средства или нематериального актива на производственные, коммерческие или общехозяйственные расходы — в зависимости от того, как этот актив используется.
Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
Выглядеть это может следующим образом.
…
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
…
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Учет компенсации при расчете прибыли предприятия
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).
При учете расходов ⇓
- Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
- Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
- Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
- Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
- Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
Как подтвердить компенсацию?
Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:
- Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.
Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.
- Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
- Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
- Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
- Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.
Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».
- Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:
- фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
- нормативов Министерства транспорта;
- норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.
- Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.
Учитываем компенсацию для целей налогообложения
Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нор м подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :
— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;
— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;
При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:
- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документ ы п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательн о Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
- суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГС М Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
- по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужн о п. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .
По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полность ю подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и Минфи н Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .
Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимник и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.
В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.
Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.
Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.
Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.
Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.
Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда и как составлять
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
1.
Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.
2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.
Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.
Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.
А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.
Как рассчитать амортизацию автомобиля более точно?
В данном случае надо боле скрупулёзно подходить к учёту всех затрат по обслуживанию транспортного средства, и привыкать просить чеки подтверждающие все расходы, не только замена топлива, деталей и узлов, сезонная смена шин, услуги шиномонтажа, замена масла, фильтров и прочее.
Если вашему автомобилю не больше пяти лет, бухгалтерия на предприятии будет применять метод расчёта с учётом амортизационных отчислений от 10 до 20% стоимости нового автомобиля за первый год эксплуатации. Если ваш автомобиль старее, расчёты проводятся по другому методу учёта амортизационного износа
Амортизация рассчитывается таким образом.
Надо стоимость автотранспорта (без НДС) разделить на количество месяцев полезного использования. К примеру, если это 5 лет умножаете на 12 (месяцев) — получается 60. Допустим, цена автомобиля на данный момент 300 000 делим на 60=5000руб ежемесячно.
Расчет списания бензина считается так. Пробег за месяц разделить на 100 и умножить на расход бензина за 100км. А все остальное у всех по-разному. Тех. обслуживание зависит от состояния вашего автомобиля.
Нормы покрытия расходов в 2021 году
Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2020 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.
| Тип ТС, объем двигателя | Норма возмещения, рубли |
| Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см | 1 200 |
| Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см | 1 500 |
| Грузовой тип а/м | Ограничение отсутствует |
| Мотоцикл | 600 |
Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.
Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.
Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:
- Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
- Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
- Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
|
Рабочий объем двигателя легкового автомобиля |
Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц |
| до 2000 куб. см включительно | 1 200.00 |
| свыше 2000 куб. см | 1500.00 |
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
Необходимость оформления путевых листов
Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях.
Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).
Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.
Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:
|
Реквизиты писем контролирующих органов |
Суть разъяснений |
|
Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 г. №03-03-06/1/812, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776 (разрешающие учитывать выплаты) |
Если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. |
|
Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 г. №03-03-06/2/49 (не разрешающие учитывать выплаты) |
Ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. |