Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка. Образец написания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перевод служебных записок на закупку в электронный вид – это не страшно. Страшно, когда они не контролируются или вовсе теряются. Учёт и обработка записок в электронном виде исключает состояние неизвестности, в котором могут находиться документы. Работа со служебной запиской на закупку посредством 1С:Документооборота обеспечит уверенность в том, что ответственный получит документ и он будет своевременно обработан даже при отсутствии ответственного в офисе. А ознакомление сотрудника с состоянием его записки позволит больше не тревожить коллег из финансового отдела.
Подытожим, в чём плюсы использования «1С:Документооборот»?
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программы «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Служебная записка на закупку
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.
Организация режима труда и отдыха при работе с ПЭВМ
Для сохранения здоровья и обеспечения оптимальной работоспособности пользователей ПЭВМ на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы.
Действующие нормативные акты предусматривают определенный режим работы на компьютере с перерывами, периодичность и продолжительность которых зависит от вида выполняемой работы, ее категории, а также от продолжительности смены. При восьмичасовой рабочей неделе перерывы составляют 15 минут через два часа после начала работы и через два часа после перерыва на обед для сотрудников, чья деятельность связана со считыванием информации с экрана.
Для предупреждения преждевременной утомляемости у работающих с ПЭВМ, зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха, следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работы с ПЭВМ, коррекцию длительности перерывов для отдыха или проводить смену деятельности на другую, не связанную с использованием ПЭВМ.
В случае, когда характер работы требует постоянного взаимодействия с ПЭВМ (набор текстов, ввод данных и т.п.) и связан с напряжением внимания и сосредоточенностью, при исключении возможности периодического переключения на другие виды трудовой деятельности, не связанные с ПЭВМ, рекомендуется организация перерывов на 10 — 15 минут через каждые 45 — 60 минут работы.
Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития позотонического утомления целесообразно выполнять комплексы упражнений. Кроме того, работающим с высоким уровнем напряженности во время регламентированных перерывов и в конце рабочего дня показана психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях (комната психологической разгрузки).
Женщины со времени установления беременности должны переводиться на работу, не связанную с использованием ПЭВМ, или для них должно ограничиваться время работы на компьютере (не более трех часов за рабочую смену) при условии соблюдения гигиенических требований, установленных СанПиН 2.2.2/2.4134003.
Должны ли офисные работники проходить медосмотры? СогласноСанПиН 2.2.2/2.4.134003и п. 3.2.2.4 Пречня вредных и опасных факторов [2] излучение от компьютера, если работник проводит за ним более 50% рабочего времени, является вредным фактором условий труда. Таким образом, поскольку на офисных рабочих местах присутствуют факторы, по уровню своего воздействия отнесенные к вредным, офисные работники, проводящие за компьютером более половины рабочего времени, должны проходить обязательные медосмотры. При этом обязательность прохождения медосмотров работниками, которые подвергаются воздействию вредного фактора (в виде излучения от компьютера более 50% рабочего времени), не ставится в зависимость от результатов специальной оценки условий труда. Даже если условия труда по результатам спецоценки признаны допустимыми, таких работников все равно нужно направлять на обязательные медосмотры, поскольку они подвергаются воздействию вредного фактора.
Офисным работникам необходимо проходить как обязательный медосмотр при устройстве на работу, так и периодические медосмотры (Письмо Минтруда РФ от 21.03.2014 № 152/ООГ-242).
Работодатель может избежать проведения обязательных медосмотров офисных работников, чьи рабочие места оборудованы компьютерами, если докажет, что сотрудники используют компьютеры менее половины рабочего дня. Для этого нужно закрепить правила и режим работы сотрудника за компьютером в приказе или должностной инструкции. Из них же должно следовать, чем работник занимается в остальное рабочее время (например, работа с бумагами, клиентами, корреспонденцией и т.д.).
[1] Подробный перечень СанПиН, СН и ГН приведен в разд. VII Перечня актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю при осуществлении федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора в организациях отдельных отраслей промышленности с особо опасными условиями труда (в том числе при подготовке и выполнении космических полетов, проведении водолазных и кессонных работ) и на отдельных территориях РФ, в том числе на объектах и территориях закрытых административно-территориальных образований, по перечню, утверждаемому Правительством РФ, утв. ФМБА РФ 30.08.2018.
[2] Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н.
[3] Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ № 302н.
[4] Перечень работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) работников, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ № 302н.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
- Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
- Выражение просьбы заменить оборудование.
- Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Само собой, проверяющие все равно будут стараться убрать из расходов стоимость визиток. Но не дает покоя извечный вопрос: имеют ли они на это право? Обратимся к Налоговому кодексу. Приведенный здесь перечень расходов является открытым. Чтобы принять затраты в налоговом учете, они должны быть обоснованны, подтверждены документами и направлены на получение дохода. Поэтому, на наш взгляд, обосновать затраты на изготовление визиток будет несложно. Например, для этого руководитель фирмы может издать приказ. Укажите в нем, в каких целях и для каких должностей нужны визитки. При необходимости предъявите этот документ контролерам.
Документы. Я не думаю что если будете работать дома то нужно будет регистрироваться как предприниматель. Но если будете арендовать офис, то без этого, увы, никак. Необходимо пойти зарегистрироваться, как ИП ил кого захотите. Там Вас регистрируют, дают разрешение на то, что Вы можете заниматься этим видом деятельности. Затем, пошлют Вас в пожарникам, там еще с ними договор придется составлять, потом в налоговую, потом в пенсионный фонд. Может еще нужно будет сан. станция, точно не знаю.
Такие служебные записки, как правило, составляются лицами, работающими на данном оборудовании либо несущими за него ответственность. В качестве их получателя чаще всего выступают ремонтные бригады, в зоне ответственности которых находится вышедшая из строя техника.
Ниже указывается короткий заголовок, в данном случае «О выходе из строя оборудования». После него идет весь основной текст, рассказывающий о случившемся (например: «во время начала рабочей смены не удалось запустить станок, самостоятельно причину установить не удалось…» и так далее).
В конце текста обязательно указывается просьба, которую необходимо выполнить или на что обратить внимание (например: «прошу выслать ремонтную бригаду в цех…») Заканчивается служебная записка ФИО работника, ее составившего, а также его подписью.
Более детально о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, узнайте в этом материале.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Объясняем порядок и правила написания служебной записки
По структуре любая служебная записка условно делится на 3 структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись обращающегося. В целях соблюдения «чистоты» документооборота на предприятии уделим внимание каждому из них.
Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги отметим, от кого и кому подаётся записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность согласно штатному расписанию конечного адресата, а затем уже в родительном падеже те же сведения о составителе. Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.
Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты. Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.
Как правильно составить заявку
Оформление заявки начинается с наименования контрагентов, то есть поставщика и покупателя, заключивших между собой договор на поставку товара.Помимо этого указываются юридические и фактические адреса сторон, контактные данные и платежные реквизиты. В заявке также должна присутствовать ссылка на реквизиты договора о поставке, заключенного между сторонами. Именно на его основании и указывается последующая информация в заявке.
Далее прописывается непосредственная заявка на поставку товара, которая включает в себя:
- наименование товаров;
- характеристики товаров;
- количество единиц всего перечня необходимых товаров;
- стоимость единицы товара, а также полная стоимость заявки.
Положительные и отрицательные стороны подачи заявки на приобретение товара
| Положительные стороны | Отрицательные стороны |
| Заявка представляет собой документ, в котором покупатель фиксирует свое желание на покупку того или иного товара в определенный промежуток времени Заявка является гарантией того, что при появлении товара на складе, она бронируется под определенного покупателя |
Если покупатель хочет изменить один, указанный в заявке, товар на другой, который в заявке не указан, то могут возникать определенные сложности Также сложности возникают в том случае, если покупатель отказывается от направленной ранее заявки |
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ «АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ» ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
от 15.08.2014 N 947)
В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ «Автобаза администрации города Твери», а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:
1. Утвердить Положение «О порядке использования служебного автотранспорта МКУ «Автобаза администрации города Твери» при обслуживании органов местного самоуправления» согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.
Глава администрации города Твери В.М.ПАВЛОВ
Как обосновывать закупки в 2022 году
Любая закупка, проведенная заказчиком по 44-ФЗ, должна быть обоснованной в соответствии с законодательством. В противном случае контролирующие органы привлекут ответственных лиц к административной ответственности.
| Скачать образец, как обосновать приобретение генератора постоянного тока (из ЕИС) |
| Скачать образец, как пишется обоснование закупки картриджей (из ЕИС) |
| Скачать образец, как обосновать закупку материалов с большей стоимостью и меньшим сроком поставки товара поставщику (из ЕИС) |
Обоснование в плане-графике
После предыдущих этапов заказчик переходит к формированию плана-графика. Теперь это единственный документ планирования, который необходимо формировать в ЕИС. План-график утверждается в течение 10 рабочих дней после (ч. 6, 7 ст. 16 Закона № 44-ФЗ, п. 12 Порядка № 1279) доведения лимитов бюджетных обязательств до государственного (муниципального) заказчика.
При определенных обстоятельствах необходимо вносить изменения в план-график, эти действия требуют обоснования. Вот что писать в обосновании при изменении плана закупки по 44-ФЗ:
- изменения были внесены в требования к товарам, работам, услугам (в т.ч. предельной цене) или нормативным затратам по ст. 19 44-ФЗ;
- изменения внесли в связи с уменьшением или увеличением доведенных до заказчика объема денежных обязательств;
- изменения произошли в показателях планов (программ) финансово-хозяйственной деятельности госучреждений, ГУП и МУП;
- внесение корректировок в решения или соглашения о предоставлении субсидий;
- реализация решения, которое принято после обязательного общественного обсуждения госзакупки по ст. 20 44-ФЗ;
- отражение экономии, которая возникла в процессе определения поставщика;
- уточнение сведений о предмете торгов;
- исполнение предписания контрольных органов;
- признание конкурентной процедуры несостоявшейся.
Обоснование разделения закупки
Согласно Письму ФАС № ИА/100041/19 от 14.11.2019 и разъяснениям Минфина № 24-01-07/54275 от 08.06.2022 Закон о контрактной системе не накладывает ограничения и запреты на осуществление заказчиками закупок одноименных (однородных) товаров, работ, услуг у единственного поставщика по п. 4 и 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Есть ограничения в отношении закупок у ед. поставщика по п. 4 и 5 ч. 1 ст. 93, содержащие максимальный размер цены заключаемого контракта.
Это письмо часто используют в качестве примера обоснования по разделению закупки на две части без нарушений.
Ограничения и запреты на осуществление заказчиками госзакупок одноименных товаров, работ, услуг у единственного поставщика на основании п. 4 и 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ не установлены.
Основной принцип, который главное соблюсти, — это принцип обеспечения конкуренции. В подобных процедурах принцип обеспечения конкуренции реализуется посредством установления в законе № 44-ФЗ требований к максимальной допустимой цене контракта, к максимальной стоимостной доле таких госзакупок от совокупного годового объема закупок заказчика, к их максимальному стоимостному объему в абсолютном выражении.