Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда работник не воспользовался правом на оплачиваемый отпуск, при увольнении руководитель предприятия обязан выплатить ему денежную компенсацию. Сотруднику оплачиваются все дни неиспользованного отпуска, независимо от того, сколько их накопилось.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.
Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.
Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.
Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.
Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.
Как написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск?
Если вы приняли решение о компенсации неиспользованного отпуска, то вам необходимо написать соответствующее заявление, адресованное руководителю вашей рабочей организации.
Как правило, такой документ не имеет четкого шаблона, но все же несколько правил придется соблюсти.
Для начала обязательно указывается четкое описание, кому пишется обращение о компенсации. В данном случае это руководитель, так как он принимает решение по замене отпуска компенсационной выплатой. Более подробная рабочая информация о руководителе (структурное подразделение, должность, ФИО и т.п.) прописывается в правом верхнем углу. Здесь также указывается и личная информация заявителя.
Следом идет написание всем известного слова «Заявление», соответственно, посередине. Для получения структурного и грамотного документа можно взять за основу текст заявления на очередной оплачиваемый отпуск с последующей заменой содержимого. Получится примерно следующее: «Прошу заменить денежной компенсацией часть моего оплачиваемого отпуска…».
Не стоит пропускать и обязательно указать следующее: разновидность отпуска (основной/дополнительный), годовой период, откуда необходимо вычитать дни отпуска и рассчитать компенсацию. Если периодичность составляет несколько лет, то нужно указать точное количество дней, которые в дальнейшем подлежат возмещению.
Указание даты и прописи подписи — достаточно важный и необходимый момент для любого заявления. Также документ необходимо заверить у начальника своего рабочего подразделения.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Налог на компенсацию отпуска
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.
Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.
Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.
Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.
Прежде чем подсчитать, сколько дней не успел отдохнуть работник, нужно определить его отпускной стаж – период работы, за который ему положены отпускные дни.
Для того, чтобы его правильно рассчитать, обратимся к Трудовому кодексу РФ к его 121 статье. Данная статья поможет определить, какие временные промежутки следует учесть, а какие исключить из отпускного стажа.
Периоды, которые нужно включить:
- фактически отработанное работником время;
- отпуск без сохранения заработной платы в пределах 14 дней;
- время, когда сотрудника отстранили от выполнения его трудовых обязанностей, в связи с не прохождением медицинского осмотра, и если отсутствие медосмотра произошло не по вине самого работника;
- если работник фактически не находился на рабочем месте, но это место за ним сохранялось (выходные, праздничные дни, время отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам и пр.);
- вынужденное отсутствие работника на рабочем месте не по его вине.
Периоды, которые нужно исключить:
- отпуск по уходу за ребенком;
- отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней;
- прогулы без уважительной причины.
Кто не имеет право на компенсацию?
Возможность получения денежной суммы за отпуск имеют только те лица, кто не использовал свое право на оплачиваемый отдых. Значит, если работник израсходовал все полагающиеся ему дни, то при уходе с работы в этой организации не может претендовать на компенсацию.
Следует отметить, что администрация работодателя обязана следить за режимом труда и отдыха своих сотрудников. Несоблюдение трудового законодательства влечет административное наказание ответственных лиц.
Сам же человек должен знать, что дни отпуска, которые не были израсходованы по любой причине в течение текущего года, могут быть взяты в другой период. Но он не может быть больше полутора лет. Если работник решит уволиться после того, как прошло больше полутора лет с момента возникновения права на очередной отпуск, то денежная компенсация за него не подлежит расчету. Он попросту сгорает.
Существует ряд случаев, когда эта выплата работнику не положена по Трудовому законодательству, а работодатель обязан предоставить и оформить отпуск. Это случай, когда:
- женщина выходит в декрет;
- на работу было принято лицо, не достигшее совершеннолетия;
- родители с маленькими детьми возраста до трех лет;
- лица, работающие в условиях, отнесенных к вредным и опасным.
Некоторые юридические лица предпочитают заключать с работниками гражданские договора. Тем самым они уходят от норм Трудового кодекса, а работники по таким соглашениям не могут претендовать на оплачиваемый отпуск и, как следствие, компенсацию.
Кому положена компенсация неиспользованного отпуска в 2023 году?
Итак, отвечая на этот вопрос стоит прибегнуть к разъяснению Роструда, которое изложено в письме от 08.06.2007 года N1921-6. В нем говорится, что компенсация за неиспользованные дни отпуска в 2023 году положена к выплате всем увольняющимся сотрудникам любой организации. Так же воспользоваться возможностью замены отпуска выплатой могут граждане, не желающие расторгать трудовые отношения, имеющие при этом дополнительный или удлиненный отпуск. Единственное ограничение в обоих случаях – стаж работы, поскольку он является ограничением на получения отпуска. Так, если увольняющийся сотрудник проработал в организации более полугода и не использовал положенные дни отпуска, то ему полагается компенсация. В противном же случае воспользоваться выплатой работник не может, поскольку работодатель скорее всего предложит ему отгулять этот отпуск либо же качестве отпуска уже были использованы все положенные по закону дни.
Для второго случая так же существует ещё одно ограничение — выплата может быть использована только на дни сверх нормы (количество дней, которые предоставляются сверх 28 дней).
Важно! Выплачивается данная компенсация в последний день работы сотрудника.
Выплата компенсации не связана с причиной увольнения и не должна от неё зависеть. Но и из этого правило есть исключение: ситуация, когда сотрудник подработал в компании меньше двух недель. В этом случае ему нечего предоставлять в качестве отпуска даже по минимуму, поэтому нечего и компенсировать.
Как исправить ошибки при расчете компенсации в 2023 году?
Поскольку расчёт производят бухгалтера, а они, как известно, тоже люди, которым свойственно ошибаться, то компенсация может быть начислена и выплачена ошибочно. Ситуации может быть две:
- Компенсация выплачена излишне;
- Компенсация недоплачена.
Исправление ошибок и в том и другом случае возможно. Решения представлены в следующей таблице.
| Ошибка | Решение |
| Компенсация за неиспользованный отпуск недоплачена | Произвести перерасчёт и доплату до начисленной суммы |
| Компенсация неиспользованных дней отпуска выплачена излишне | Произвести перерасчёт и удержать компенсацию из заработной платы либо произвести взыскание в судебном порядке |
Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию
Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.
Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.
Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:
- сколько дней на отпуск ему причиталось;
- сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
- сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.
Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.
Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.
Определение стажа работы, дающего право на отпуск, и соответственно влияющего на размер компенсации за неиспользованный отпуск
Как уже отмечалось выше, компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной, и это связано с тем, сколько месяцев в рабочем году отработал работник.
При этом в стаж работы, дающий право на отпуск, в соответствии со ст.72 КЗоТ РФ включаются:
- фактически проработанное время;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (в том числе время оплаченного вынужденного прогула при неправильном увольнении или переводе на другую работу и последующем восстановлении на работе);
- время, когда работник фактически не работал, но сохранял за собой место работы (должность) и получал пособие по государственному социальному страхованию, за исключением частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
- другие периоды времени, предусмотренные законодательством.
В связи с этим следует отметить тот факт, что отпуска без сохранения заработной платы, предоставленные работнику, могут включаться только по усмотрению работодателя и только в том случае, если их предоставление предусмотрено действующим законодательством или положениями коллективного договора. Исходя же из обычной практики отпуска без сохранения заработной платы не включаются в стаж работы для предоставления отпуска.
Стаж работы для исчисления ежегодного отпуска исчисляется за соответствующий рабочий год.
Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу на данное предприятие, а последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.
Дополнительный отпуск за непрерывный стаж работы
Отпуска за непрерывный стаж работы предоставляются в случаях, особо отраженных в действующим законодательстве.
Так, работникам легкой промышленности и лесного хозяйства такого рода отпуска предоставляются в соответствии с Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 29.10.1980 N 330/П-12 продолжительностью 24 рабочих дня после каждых трех лет. Перечень работ, профессий и должностей, которые дают право рабочим и служащим, занятым на работах в лесной промышленности и лесном хозяйстве, на получение ежегодного дополнительного отпуска за непрерывный стаж работы, изложен в Приложении N 1 к Постановлению Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС N 330/П-12.
Следует учитывать, что лицам, имеющим право на отпуск за длительный непрерывный стаж работы, денежная компенсация за такой отпуск выплачивается только при наличии всего стажа, требуемого для его предоставления.
Как рассчитать компенсацию при увольнении за неиспользованный отпуск
Длительность стандартного оплачиваемого отпуска, положенного за один год, — 28 дней. Ежемесячная компенсация составляет 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Для подсчета количества дней отдыха, которые не были потрачены, бухгалтеру необходимо знать стаж служащего. Стаж представляет собой разницу между временем от начала работы на производстве и датой увольнения. Из него необходимо вычесть дни отдыха, использованные по назначению.
При расчете выплаты по неиспользованному отпуску оказывает влияние то, брал ли сотрудник неоплачиваемый отпуск. При наличии более двух недель отпуска, который не оплатил работодатель, в году, из стажа будет вычтено превышение в количестве свыше 14 дней (статья 121 ТК РФ).
Также из стажа исключают дни прогула, отстранения от работы и пребывания работниц в декретном отпуске (статья 76 ТК РФ).
В каждой фирме есть кадровик, который обладает информацией о том, когда каждый из сотрудников брал отпуск и был отстранен. К нему можно обратиться, чтобы правильно выполнить расчет дней неотгулянного отпуска. В случае сомнений по поводу каких-либо дат следует попросить кадровика найти заявления на отпуск, которые были поданы служащим, а также приказы. Приказы о неоплачиваемых отпусках, по уходу за детьми и дисциплинарных взысканиях хранятся на производстве 75 лет. Подобные документы, содержащие сведения о ежегодных отпусках, хранятся 5 лет.
Считают компенсацию следующим образом: количество неиспользованных дней отдыха умножают на среднюю годовую зарплату сотрудника за 1 день.
Средний дневной заработок вычисляют следующим образом: заработная плата работника и прочие выплаты за последний год делятся на 12 и на 29,3. Последний показатель (29,3) является среднемесячным числом дней календаря, эта константа закреплена на законодательном уровне и используется стандартно для расчета выплат.
В случае, если за последний год работы сотрудник брал отпуск или выходил на больничный, сумма зарплаты делится не на 12, а на количество месяцев, которые были отработаны полностью, умножая ее на 29,3 и суммы дней в неполных месяцах (статья 139 ТК РФ).
Расчет происходит с учетом нескольких показателей. Для этого используют сведения о:
- заработной плате;
- районном коэффициенте;
- надбавках и доплатах к окладам;
- оплате за работу в выходные дни;
- премиях и других выплатах.
В компенсации могут быть внесены и премии, это включение ответственный за расчет проводит частично или полностью. Это зависит от вида премии и того, за какой промежуток времени она была выплачена. Если, например, сотрудник сдал проект, который длился 1,5 года, и за него ему была начислена премия, ее включат в возмещение частично. В случае же, когда премию дали за то, что был выполнен план продаж за месяц, ее включат в выплату полностью.
Что бухгалтер не должен включать в расчет при вычислении компенсации:
- оплату обедов;
- возмещение проезда;
- компенсацию походов в спортзал;
- другие социальные выплаты.
Расчет компенсации в случае нестандартных ситуаций
Не исключено возникновение следующих нестандартных ситуаций во время расчета оплаты за неиспользованный отдых:
- Сотрудник, который хочет уволиться, не отработал две недели с начала месяца. В таком случае компенсация ему не начисляется.
- Только в том месяце, когда произошло увольнение, у сотрудника был доход. В таком случае размер среднего заработка вычисляют путем деления начисленной за этот месяц заработной платы на среднее количество дней в нем. Данную величину вычисляют, ориентируясь на число 29,3, при этом учитывают долю рабочих дней по отношению к общему числу дней в месяце, когда служащий уходит с работы (Постановление Правительства РФ № 922 п. 10 от 24 декабря 2007 года).
- За последний месяц отсутствует доход. Чтобы рассчитать средний заработок, в этом случае ориентируются на предшествующий период (Постановление Правительства РФ № 922 п.6 от 24 декабря 2007 года). При отсутствии дохода в предыдущем месяце расчет среднего заработка происходит с учетом оклада или тарифной ставки.
- За год работы, который рассматривается при вычислении, служащий брал неоплачиваемые отпуска. Продолжительность отдыха составила больше 14 дней. При наличии разницы между длительностью отпуска за свой счет и двумя неделями, период неотгулянного отпуска сокращается.
- Сотрудник брал отпуск авансом и затем решил уйти с работы, при этом не собирается отрабатывать год до конца. При отсутствии возможности выплатить отпускные полностью с работника удерживают излишние выплаты.
За сколько неоплаченных отпусков может быть выплачена компенсация?
Практика показывает, что очень часто при увольнении сотрудника кадровики обнаруживают «куски» неиспользованного отпуска в предыдущие годы. В п.1 ст. 127 ясно прописано, что при увольнении работодатель должен компенсировать дни за ВСЕ неиспользованные отпуска, а это значит, что количество неотгулянных в предыдущие рабочие года дней суммируется, а не сгорает.
Пример
Сотрудник, увольняющийся в марте 2016, в 2015 г. был в отпуске 19 дней вместо положенных 28, в 2014 — 23, а в 2013 — 22.
Предусмотренный законом период отдыха за предыдущие годы должен составить 28х3= 84 дня, вместо этого работник отдыхал 19+23+22 = 64 дня, следовательно, ему полагается доплата за 20 дней.
Как компенсировать неиспользованный отпуск при увольнении?
Каждый официально трудоустроенный работник имеет право на получение отпускных. Если же трудящийся прерывает трудовой контракт, то работодателем выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. Причём совершенно нет никакой разницы, за какие годы работнику полагаются отпускные – компенсационный период может быть разным.
Работодателем должна быть произведена выплата компенсации за все дни, которые причитаются работнику. К примеру, если трудящемуся положены дополнительные дни к ежегодным отпускным на основании ненормированного рабочего дня, то и выплачиваться компенсация должна за весь период, то есть за основной отпуск и дополнительные дни.
Стандартный расчет компенсации отпуска при увольнении производится бухгалтером, который рассчитывает сумму выплаты по следующему принципу:
- на первом этапе вычисляется количество дней, за которые положена компенсационная выплата;
- рассчитывается средний заработок в день, который приходится на месяцы расчёта;
- определяется итоговая сумма начисления, где перемножаются дни на среднюю прибыль;
- выполняется расчет удержания НДФЛ и других сумм взыскания, к примеру, алиментов;
- начисляются взносы по страховому обеспечению;
- \выплачивается денежный остаток по зарплате и начисленная компенсация за неиспользованные отпускные.
При этом необходимо учитывать, что до окончательного расчета работник в большинстве случаев должен отрабатывать две недели с момента написания заявления об увольнении.
Подсчитываем неизрасходованные отпускные дни
Выполняя расчет компенсации отпускных, прежде всего следует посчитать, сколько дней отпуска не израсходовано за весь срок работы трудящегося. Важно не допускать ошибок в расчётах, поскольку месяц или даже один день неоплаченных работодателем отпускных может вызвать неблагоприятные последствия и судебные разбирательства.
Итак, рассчитывать количество дней нужно по такому алгоритму:
- определяем весь расчетный период, т.е. сколько дней трудился увольняемый сотрудник. Здесь необходимо принимать во внимание исключительно дни, месяцы и годы, которые позволяли трудящемуся брать отпускные – это весь период, по которому осуществлялась работа по трудовому соглашению до увольнения;
- не целиком отработанные месяцы следует округлить до полных с учетом рекомендаций Минтруда. Если за месяц сотрудником отработано 15 к.н. дней и больше, то их нужно учитывать, как весь отработанный месячный период. В случае, когда трудящийся проработал менее 15 дней, тогда месяц не учитывается;
- важно помнить, что если трудящийся отработал в организации 10,5 или 11 месяцев, не оформляя отпуск, то компенсационные выплаты ему полагается выдать полностью. То есть наниматель обязан компенсировать 28 основных дней для начисления отпускных. Но если использовался отпуск, то в выплату компенсации включают только остаток;
- в расчет отпускных включаются все виды отпусков, которые полагались увольняемому гражданину по Трудовому кодексу России, коллективному и трудовому договорам. Необходимо обратить внимание, что существуют определённые категории трудящихся, которым законом предоставляются дополнительные дни отпуска, назначаемые при определённых жизненных ситуациях. Проверьте, не входит ли увольняемый в льготную категорию;
- в случае наличия основания и непредоставления дней отдыха, компенсировать неиспользованный отпуск следует в полном объёме. Когда отработанный срок составил меньше одиннадцати месяцев или если работник воспользовался полагающимися отпускными, то число дней для компенсационных начислений необходимо рассчитывать по такой формуле:
- общая длительность очередного отпуска за год, состоящая из основного и дополнительных / 12 мес. * число отработанных месяцев по факту;
- из получившегося количества отнимаем отгулянные дни отпуска, предоставленные трудящемуся ранее.
Нужно обратить внимание на особенность округления при расчете дней отпуска. Если получаются дробные числа, то их нужно округлять в большую сторону.
Рассмотрим пример расчета отпускных увольняемого трудящегося. Предположим, сотрудник начал свою трудовую деятельность в данной организации с 1 сентября 2018 г. Колдоговор компании предусматривает предоставление ежегодного отпуска – 28 дней и четыре дополнительных дня за ненормированный труд. Трудящийся принял решение увольняться 20 марта 2019 г. Отпускные ему не предоставлялись. Выполним расчет компенсационной выплаты:
- определим количество отработанного периода: с 01.09.2018 по 28.02.2019 – 6 целых месяцев. В марте увольняемый отработал неполный месячный срок, но больше 15 к.н. дней, поэтому этот месяц можно посчитать, как полностью отработанный. В результате отработано 7 полных месяцев;
- выполним расчёт общей длительности отпускных:
- 28 дн. + 4 дн. = 32 дн.;
- вычислим дни для компенсационной выплаты:
- 32 / 12*7 = 18,7 дней.
Здесь нужно значение округлить до целого числа, т.е. работодатель обязан оплачивать 19 дн. компенсационной выплаты при увольнении.